Nel Program Management la fase di startup è particolarmente delicata in quanto coincide con il processo di infrastrutturazione (setup) del programma e dell’insieme dei progetti che lo costituiscono.
L’infrastruttura di gestione in questo caso è importante perché deve consentire di governare il delivery dei vari progetti tenendo conto delle interdipendenze tra progetti e dei benefits attesi per cui il programma è avviato.
Il lavoro da svolgere in questa fase comprende la definizione di una struttura di governance e di un ufficio di supporto al program manager, la predisposizione degli strumenti per la gestione ed il monitoraggio e controllo delle attività, la definizione delle linee guida e dei punti di controllo finanziari del programma.
In particolare, le attività da svolgere in fase di avvio riguardano:
- precisazione delle aspettative del management nei confronti del programma;
- definizione del business case per l’intero programma;
- definizione della struttura organizzativa di governo del programma;
- definizione dei ruoli e delle responsabilità;
- definizione della struttura operativa coinvolta nella realizzazione dei progetti di cui è composto il programma;
- definizione dei controlli finanziari;
- implementazione del program management office a supporto del program manager nel coordinamento dei lavori;
- predisposizione delle facilities e dell’infrastruttura tecnologica a supporto dei team dei vari progetti;
- identificazione e formazione del personale che sarà coinvolto nei lavori;
- definizione dei processi di program management che saranno utilizzati nella successiva fase di pianificazione del programma e dei progetti componenti;
- definizione della mappa delle interdipendenze tra i vari progetti;
- definizione delle principali milestones e dei criteri con cui dovrà essere impostato il monitoraggio e controllo dei lavori, il reporting al management e l’assicurazione e controllo qualità.
Molte di queste attività verranno ulteriormente perfezionate in fase di pianificazione dell’architettura del programma ma è comunque importante che durante lo startup di un programma vengano precisati, sia pure ad un livello macro, tutti gli aspetti chiave della futura gestione del programma.
L’avvio del programma è infatti un’occasione preziosa per verificare le aspettative degli stakeholders, individuare i vincoli e le criticità, e cominciare a ragionare su quale dovrà essere la struttura del Master Plan.
Al tempo stesso è importante cominciare a predisporre l’infrastruttura di supporto ai lavori che in un programma è solitamente complessa e coinvolge persone, ruoli e tecnologie.
I controlli finanziari sono un altro aspetto molto importante in un programma che per sua natura ha sempre un impatto economico rilevante.
Un programma è costruito per raggiungere obiettivi che hanno un ruolo significativo nel conto economico di un’organizzazione e pertanto coinvolge aspetti delicati sia in termini di definizione del budget sia in termini di monitoraggio e controllo economico-finanziario.
Pertanto è opportuno che fin dalla fase di startup del programma vengano precisati i vincoli economici ed i punti di controllo.
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