Una chiara visione degli obiettivi è naturalmente di fondamentale importanza in ogni tipo di progetto sia per il project manager che per il team che deve collaborare con lui.
In particolare, i progetti che si sviluppano all’interno di un’organizzazione per finalità di miglioramento organizzativo o i progetti pubblici di creazione di infrastrutture richiedono di avere una chiara visione in termini prospettici di dove si vuole arrivare e delle diverse esigenze di cui sono portatori gli stakeholder di questi progetti.
Si tratta di progetti spesso complessi e con un’elevata valenza strategica in cui la capacità politica di mantenere relazioni positive con tutti i soggetti coinvolti diventa propedeutica al sereno svolgimento dei lavori.
La visione in un progetto di questo tipo deve essere costruita integrando posizioni diverse e componendo le possibili divergenze.
I progetti di ampia portata possono richiedere molto tempo e quindi la loro sostenibilità dipende moltissimo dal livello di consenso che ricevono da tutti i soggetti che ne sono in qualche misura impattati.
Anche il team di progetto ha bisogno di sentire che il management ha una chiara visione di dove si vuole arrivare.
Una visione condivisa non è in molti casi un punto di partenza ma un punto di arrivo di un lavoro che deve essere fatto nelle fasi preliminari di un progetto.
Le componenti fondamentali della visione che occorre precisare sono:
- Obiettivi strategici. In questo ambito occorre avere ben chiare le motivazioni e i bisogni che portano ad avviare il progetto. Prima di affrontare “il come” e pensare ai criteri di implementazione ed alle soluzioni, è necessario comprendere perché si ritiene importante avviare una determinata iniziativa. Con progetti a valenza strategica il project manager deve confrontarsi con il suo management per dettagliare le aspettative. Ciò richiede una buona comprensione del business oppure impone la necessità che il project manager si faccia affiancare da un analista di business
- La situazione di partenza. Occorre aver chiari quali sono i limiti attuali che si intende superare attraverso un progetto. Inoltre devono essere precisati i vincoli cui il progetto dovrà sottostare in termini di risorse, tempi, finanziamenti e strumentazione disponibile.
- I gap da superare. Una volta chiariti obiettivi e limiti attuali, devono essere individuati i punti su cui occorre intervenire per passare dalla situazione attuale a quella auspicata. Si tratta della parte più complessa del lavoro preliminare da svolgere. In questo lavoro dovranno essere coinvolti tutti gli stakeholder del progetto in modo da costruire una visione condivisa di ciò che occorre fare. L’analisi svolta fornirà gli input da utilizzare nella fase di pianificazione dei lavori.
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