Quando rilasciare le risorse

Oltre al numero ed alla tipologia di risorse richieste per svolgere un progetto, un buon project manager dovrebbe indicare nel piano di project management anche quando prevede di poter rilasciare le risorse in modo da poterle utilizzare in altri progetti.

Definire un piano di rilascio del personale è un passaggio importante per mettere in condizione il resto dell’organizzazione di comprendere quando potrà avvalersi del contributo di coloro che man mano completano il loro lavoro nei progetti in cui sono coinvolti.

Si tratta di un passaggio delicato perché tutte le variazioni a questo piano avranno un impatto su tutti gli altri progetti su cui il personale può essere coinvolto.

Mentre da un lato si dovrebbe cercare di mantenere gli impegni presi con il resto dell’organizzazione, dall’altro i possibili ritardi del progetto possono far slittare il momento in cui è possibile rilasciare le risorse impegnate nelle lavorazioni.

Oltretutto il ritardo nel completare una attività si può propagare sui task che nel reticolo logico sono successori di quell’attività.

In questo modo il piano di rilascio deve essere continuamente aggiornato e comunicato alla direzione o al Project Management Office in modo che si possa tenerne conto per rischedulare gli altri progetti cui le persone sono destinate.

Prima di rilasciare le risorse

Il rilascio può avvenire al completamento di un’attività se il personale che vi ha partecipato non deve essere utilizzato in altre attività del progetto.

Oppure il rilascio può avvenire al completamento del progetto se il team è coinvolto nello svolgimento di buona parte del lavoro.

In tutti i casi prima di di rilasciare le risorse è necessario svolgere i seguenti passaggi:

1. assicurarsi che il lavoro sia stato effettivamente completato;
2. verificare che anche la documentazione del lavoro svolto sia stata predisposta;
3. assicurarsi che siano stati realizzati i prodotti previsti da quella determinata attività;
4. verificare che i prodotti rilasciati siano stati accettati dalla committenza e che non siano necessarie eventuali modifiche o rilavorazioni;
5. verificare che le eventuali modifiche richieste siano state apportate e che abbiano conseguito i risultati attesi;
6. verificare che le persone in questione non possano essere utilizzate proficuamente in altre attività del progetto;
7. se richiesto dalle procedure di gestione del personale, procedere alla valutazione delle prestazioni di ciascuna risorsa in modo da informare la funzione del personale ed i responsabili funzionali della performance delle loro persone assegnate al progetto;
8. aggiornare i profili di competenze del personale assegnato al progetto per tenere conto di quanto appreso nel progetto in modo che se ne possa tener conto per nuovi progetti;
9. far presente gli eventuali fabbisogni formativi delle persone sulla base della performance dimostrata nello svolgimento del progetto.

Solo a questo punto si potrà procedere a rilasciare le risorse in modo che si possano rendere disponibili per altri progetti.