Il project manager nei progetti strategici

C’è una sostanziale differenza tra la gestione di progetti “ordinari” e la gestione di progetti strategici.

Innanzitutto, dobbiamo riconoscere che esistono diverse tipologie di progetti.

Naturalmente, non dovrebbe essere avviato alcun progetto che non abbia una relazione diretta con la strategia e lo scopo dell’organizzazione.

Anche un progetto richiesto da un cliente o comunque rivolto al mercato comporta un beneficio per l’organizzazione così come ogni progetto di tipo infrastrutturale.

Ma ci sono alcuni tipi di progetti che sono strategicamente più importanti di altri.

Il lancio di un nuovo prodotto, oppure un programma di cambiamento organizzativo saranno strategicamente rilevanti.

In altri casi si tratta di progetti relativi a grandi opere oppure programmi di vasta portata.

Gestire iniziative con portata strategica richiede competenze particolari.

Ci possono essere sovrapposizioni con la gestione tradizionale e le competenze chiave rimangono le stesse. Tuttavia, i requisiti del project manager sono diversi.

In particolare, le sue competenze sono declinate in modo diverso, così come l’esperienza ed il livello di professionalità sono decisamente più elevati nella gestione di progetti strategici.

Si può parlare in questi casi di senior project manager oppure di program manager.

Comunicazione

Il lavoro di responsabile di progetto richiede frequenti contatti con tutti gli stakeholder.

Il tipo di comunicazione praticata in piccoli progetti tattici non è la stessa di quando si lavora su iniziative strategicamente importanti.

Nei progetti strategici c’è maggiore bisogno di capacità di negoziazione volta ad influenzare e risolvere i conflitti in situazioni in cui gli stakeholder hanno un elevato potere e ruolo gerarchico.

Oppure stakeholder esterni che hanno un’influenza significativa: funzionari governativi, autorità di regolamentazione, importanti fornitori o rappresentanti di aziende consorziate.

A questo livello, c’è maggiore esposizione e più possibilità di commettere errori di valutazione sia sul piano operativo che psicologico perché la pressione emotiva è più elevata.

Imparare come comunicare efficacemente aiuta ad essere ascoltati e a ricercare il consenso dei propri interlocutori.

Orientamento al business

Avere una mentalità orientata al business eleva il ruolo del project manager da qualcuno che consegna semplicemente quanto concordato con la committenza, a qualcuno che aggiunge valore reale al business sia della committenza che della propria organizzazione

Quando si lavora su un progetto strategico, questo atteggiamento è cruciale.

Occorre conoscere bene il legame tra ciò che ci è richiesto e il business in generale.

In questo modo è più facile entrare in comunicazione con il management ed osservare le cose da una prospettiva più ampia della semplice data di scadenza del lavoro.

Si possono intravedere opzioni diverse e modi diversi per ottenere gli stessi risultati.

E’ quindi possibile proporre dei cambiamenti rispetto alle ipotesi di partenza e condividere questa visione del progetto con altre persone e vedere come si adatta al quadro più ampio.

Questa capacità è sicuramente la più importante da sviluppare perché spesso non viene insegnata nei corsi come invece accade per la comunicazione e le capacità interpersonali.

Il ruolo della leadership nei progetti strategici

La capacità di guidare le persone è fondamentale in questo tipo di progetti perché si tratta spesso di iniziative con elevati impatti sul business, che presentano tratti innovativi e di conseguenza sono anche incerte nelle fasi iniziali per via della limitata esperienza.

In questa situazione il project manager deve essere molto convinto dei benefici del progetto per poter trasmettere la stessa convinzione al team e agli altri stakeholder.

Dovrà quindi aver cura di raccogliere tutte le informazioni sulla fattibilità del lavoro e sulla disponibilità di risorse e competenze necessarie.

La leadership non è qualcosa che può essere attribuita dall’alto.

Non è un ruolo o un compito. E’ una caratteristica della persona riconosciuta in base alla sua autorevolezza.

Oppure dobbiamo costruircela dal basso facendo percepire la nostra convinzione e determinazione nel portare a compimento il lavoro. E’ comunque una dote molto importante nei progetti strategici.

Inoltre, si può far leva sullo sponsor interno del progetto e cioè quel livello di management che ha ritenuto opportuno avviare l’iniziativa.

Tuttavia, ci saranno sempre momenti in cui si presenta un vuoto di leadership. E questi sono anche i momenti in cui il project manager deve assumere in prima persona il comando delle operazioni e far leva su sani principi di accountability.