Project management nelle organizzazioni non profit

project management organizzazioni non profitIl terzo settore e le ONG presentano caratteristiche simili alle imprese orientate al business ma esistono in virtù di obiettivi filosoficamente e socialmente molto differenti che condizionano inevitabilmente il project management nelle organizzazioni non profit.

In alcuni casi queste strutture sono così focalizzate sulla loro missione da non presidiare adeguatamente i processi interni per garantire l’efficienza e gli adempimenti amministrativi necessari.

In altri casi finiscono per concentrarsi sugli aspetti finanziari vitali per la loro sopravvivenza al punto da dimenticare la loro missione originaria.

In queste realtà i progetti non solo esistono ma sono spesso alla base dell’attività quotidiana e delle possibilità di sviluppo futuro. Tuttavia, spesso la cultura interna non consente di mettere a fuoco le iniziative da avviare.

Creare la cultura del project management nelle organizzazioni non profit rappresenta un’opportunità per definire i meccanismi operativi ed il sistema dei controlli.

Inoltre può costituire un’occasione per una migliore definizione dei ruoli interni.

Ulteriori caratteristiche di questo tipo di strutture sono:

  • lavoro svolto in gran parte da volontari;
  • processi poco formalizzati;
  • poca tolleranza per i formalismi e la burocrazia;
  • tendenza a risolvere i problemi organizzativi attraverso il ricorso alle negoziazioni interne ed alle comunicazioni one-to-one;
  • dipendenza da contributi, sovvenzioni e donazioni;
  • conseguente sensibilità ai periodi di recessione economica.

La sfida del project management nelle organizzazioni non profit

Nel contesto sopra delineato è importante creare ruoli e funzioni interne finalizzate a:

  • ricondurre l’operatività a specifici progetti;
  • comprendere la necessità di una governance dei progetti;
  • creare le condizioni perché metodi e strumenti possano col tempo integrarsi nella cultura interna.

Per coinvolgere i volontari occorre fornire chiare indicazioni sugli obiettivi da raggiungere, sul ruolo loro richiesto e sulle necessità formative. Altrimenti il rischio è di creare incomprensioni e fenomeni di stress e rigetto difficilmente gestibili,

In questa prospettiva, è opportuno focalizzarsi sulle risorse umane disponibili precisando:

  • le modalità con cui creare i gruppi di lavoro;
  • come sostituire le persone in caso di necessità;
  • cosa fare nel caso le competenze non siano quelle richieste dai vari progetti.

Punti di attenzione per i project manager

Il project management nelle organizzazioni non profit richiede di concentrarsi in particolare su:

Queste informazioni andranno comunicate in un apposito kick-off meeting di avvio progetto per raccogliere le eventuali obiezioni e chiarire i dubbi.

E’ infine evidente che il project management nelle organizzazioni non profit richiede ai responsabili di progetto una buona dose di leadership basata sulla competenza ed autorevolezza tecnica e metodologica per far fronte ad un contesto in cui non si può far leva più di tanto sulla gerarchia.