Il terzo settore e le ONG presentano caratteristiche simili alle imprese orientate al business ma esistono in virtù di obiettivi filosoficamente e socialmente molto differenti che condizionano inevitabilmente il project management nelle organizzazioni non profit.
In alcuni casi queste strutture sono così focalizzate sulla loro missione da non presidiare adeguatamente i processi interni per garantire l’efficienza e gli adempimenti amministrativi necessari.
In altri casi finiscono per concentrarsi sugli aspetti finanziari vitali per la loro sopravvivenza al punto da dimenticare la loro missione originaria.
In queste realtà i progetti non solo esistono ma sono spesso alla base dell’attività quotidiana e delle possibilità di sviluppo futuro. Tuttavia, spesso la cultura interna non consente di mettere a fuoco le iniziative da avviare.
Creare la cultura del project management nelle organizzazioni non profit rappresenta un’opportunità per definire i meccanismi operativi ed il sistema dei controlli.
Inoltre può costituire un’occasione per una migliore definizione dei ruoli interni.
Ulteriori caratteristiche di questo tipo di strutture sono:
- lavoro svolto in gran parte da volontari;
- processi poco formalizzati;
- poca tolleranza per i formalismi e la burocrazia;
- tendenza a risolvere i problemi organizzativi attraverso il ricorso alle negoziazioni interne ed alle comunicazioni one-to-one;
- dipendenza da contributi, sovvenzioni e donazioni;
- conseguente sensibilità ai periodi di recessione economica.
La sfida del project management nelle organizzazioni non profit
Nel contesto sopra delineato è importante creare ruoli e funzioni interne finalizzate a:
- ricondurre l’operatività a specifici progetti;
- comprendere la necessità di una governance dei progetti;
- creare le condizioni perché metodi e strumenti possano col tempo integrarsi nella cultura interna.
Per coinvolgere i volontari occorre fornire chiare indicazioni sugli obiettivi da raggiungere, sul ruolo loro richiesto e sulle necessità formative. Altrimenti il rischio è di creare incomprensioni e fenomeni di stress e rigetto difficilmente gestibili,
In questa prospettiva, è opportuno focalizzarsi sulle risorse umane disponibili precisando:
- le modalità con cui creare i gruppi di lavoro;
- come sostituire le persone in caso di necessità;
- cosa fare nel caso le competenze non siano quelle richieste dai vari progetti.
Punti di attenzione per i project manager
- individuare molto bene gli stakeholder di ciascun progetto;
- svolgere una approfondita analisi degli stakeholder con particolare riferimento a quelli con notevole influenza e potere “politico”;
- circoscrivere l’ambito del progetto producendo una Work Breakdown Structure;
- selezionare il team di progetto assicurandosi che siano presenti le competenze necessarie e definire un piano di formazione per le risorse che lo richiedono;
- responsabilizzare le persone predisponendo una matrice di assegnazione delle responsabilità;
- costruire il diagramma di gantt del progetto in modo da chiarire quando è richiesto il contributo di ciascuna risorsa;
- illustrare le modalità con cui verrà svolto il monitoraggio e controllo del progetto.
Queste informazioni andranno comunicate in un apposito kick-off meeting di avvio progetto per raccogliere le eventuali obiezioni e chiarire i dubbi.
E’ infine evidente che il project management nelle organizzazioni non profit richiede ai responsabili di progetto una buona dose di leadership basata sulla competenza ed autorevolezza tecnica e metodologica per far fronte ad un contesto in cui non si può far leva più di tanto sulla gerarchia.