Portare a compimento un progetto è il compito di ciascun project manager ma è un percorso che può presentare insidie.
Quanto più il progetto è stato preparato accuratamente tanto più ci si troverà pronti nelle situazioni di emergenza.
Infatti l’analisi dei rischi insieme con tutte le altre attività di pianificazione consentono di prevenire l’insorgere di problemi di fronte ai quali non si sa cosa fare.
Inoltre, la cura dei rapporti all’interno del team di progetto può ridurre l’insorgere di incomprensioni o conflitti interpersonali e conseguente demotivazione delle persone.
Stesso discorso nei confronti dei rapporti con i principali stakeholder il cui coinvolgimento deve essere costantemente monitorato,
Nel seguito verranno quindi illustrati 5 ostacoli comuni per un progetto cui prestare particolare attenzione ed alcuni suggerimenti su come affrontarli.
1 – Mancanza di collaborazione
I progetti sono portati avanti da da squadre. Significa che è necessaria molta collaborazione. Non si può sfuggire a questo fatto, ma lo spirito di squadra deve essere costruito attraverso specifici interventi di team building.
2 – Scarse risorse
Le risorse includono personale specializzato, materiali, attrezzature e anche denaro, anche se un po’ più avanti esamineremo l’impatto dei problemi di finanziamento. Se non ci sono sufficienti risorse, è molto probabile che il progetto vada incontro ad ostacoli.
Una pianificazione completa e approfondita aiuterà a precisare i requisiti di risorse necessarie da verificare costantemente anche in corso d’opera.
3 – Priorità non chiare
A volte i progetti hanno difficoltà perché le persone che ci lavorano non sono in grado di definire le priorità nel loro lavoro in modo efficace. Inizieranno un’attività e poi non la finiranno perché sono passati a qualcos’altro.
Forse il project manager per quell’altro lavoro è stato un po’ più insistente. Forse hanno maggiore interesse nella realizzazione dell’altro progetto. Ciò richiede di rinegoziare obiettivi ed impegno del personale. Meglio sarebbe definire le priorità con tutti soggetti coinvolti prima che il lavoro inizi.
4 – Scarsa pianificazione
La mancanza di tempo per la pianificazione può essere un enorme fonte di ostacoli per i progetti. Altre volte è incredibilmente difficile superare la parte di pianificazione del progetto perché non c’è la disponibilità delle persone con le competenze necessarie che possono dare una mano a pianificare .
Inoltre spesso ci si limita solo a costruire la schedulazione per gestire le tempistiche mentre andrebbe pianificato anche come gestire il budget, i requisiti, le modifiche e altro ancora.
5 – Mancanza di fondi
Infine, la mancanza di fondi può portare un progetto a un punto morto.
Questo accade spesso quando i requisiti del progetto non sono completamente noti all’inizio. Se non si è sicuri su cosa deve essere prodotto, ci si può trovare a dover investire molti fondi man mano che il progetto avanza. Più sono chiare le esigenze, più facile è pianificare il budget totale del progetto.
La cosa più importante è continuare a monitorare il budget per tutta la durata del progetto e verificare se è rimasto abbastanza per completare il lavoro.
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