Planview Enterprise (PVE) è una piattaforma di Project Portfolio Management interamente basata su web ed è stata costruita usando le tecnologie Silverlight e Ajax.
Appena installato, PVE è già configurato per soddisfare molte delle esigenze di un utente senza bisogno di personalizzazione o di modifica del codice. Successivamente l’utilizzatore può riconfigurare quasi ogni aspetto del software e questo non pregiudica i successivi upgrade del prodotto. La configurazione rimane infatti inalterata a fronte di nuovi aggiornamenti.
Il disegno di PVE è finalizzato a supportare le organizzazioni nel tradurre i loro piani strategici in piani operativi e nel collegare attraverso il modulo “Opensuite” i sistemi ERP di controllo finanziario con la loro strategia e la gestione delle risorse critiche – tempo, denaro e persone.
L’utilizzo dello strumento inizia infatti dall’inserimento tramite un portale web delle idee ed iniziative collegate alla strategia aziendale attraverso il modulo “Ideation Management” che fornisce un framework strutturato per organizzare e valutare ciascuna iniziativa sulla base di un insieme di indicatori (KPI).
Questo modulo è fornito tramite un accordo OEM con Brightidea utilizzando il loro WebStorm che presenta un ambiente di collaborazione per l’inserimento, la categorizzazione, la prioritizzazione e selezione delle iniziative.
Quando un’iniziativa deve essere tradotta in un progetto od una serie di progetti, deve essere attuato un workflow che consiste in una serie di stadi di revisione e di raccolta di informazioni finalizzato a produrre il ranking degli investimenti che consiste in una serie di indicatori, di metriche e di costi che consentono di comparare ogni progetto con gli altri esistenti.
Ciò può avvenire sia in forma tabellare che attraverso una rappresentazione grafica a bolle configurabile per quanto riguarda i dati di ciascun asse.
In questa fase il progetto è valutato rispetto alle varie opzioni strategiche attraverso l’attribuzione di punteggi e di analisi di scenario basate su una logica “what-if”.
Capacity planning
Il passaggio successivo coinvolge il modulo “Operational Capacity Planning” per stabilire l’effettiva disponibilità di risorse per sostenere le iniziative e i progetti selezionati.
Ciò richiede di individuare i deliverables di ogni progetto, le attività e le competenze necessarie a produrli, le loro sequenze ed infine il Gantt, verde per i progetti accettati, verde-chiaro per i progetti accettati in modo condizionato, arancione per i progetti ancora in fase di analisi, grigio per quelli non accettati.
Nello sviluppo del Gantt sono poi evidenziati con punti esclamativi tutti i problemi relativi alle risorse in ogni momento del ciclo di vita del progetto. Il dettaglio può essere ulteriormente espanso in modo da qualificare ogni dato relativo al problema evidenziato.
In questo modulo si possono visualizzare i carichi di lavoro e livellare l’utilizzo delle risorse cambiando la durata di ciascun task o riassegnando le risorse su task diversi.
In tempo reale viene visualizzato anche l’andamento dei costi a fronte dei cambiamenti apportati alla schedulazione.
E’ inoltre possibile produrre per uno stesso progetto diversi piani di lavoro in modo da compararli attraverso specifici indicatori.
Una volta che è stato individuato il piano di massima ottimale questo può essere ulteriormente dettagliato.
Piano dei deliverables
Attraverso il modulo “Product Roadmap” è possibile descrivere i prodotti di un progetto, associarli alle attività finalizzate alla loro produzione e rappresentarne il piano e le date di rilascio.
Ciò consente di verificare la compatibilità della schedulazione con il piano di rilascio evidenziando eventuali anomalie e scostamenti da correggere.
Inoltre è possibile svolgere una analisi strategica di ciascun prodotto secondo l’approccio del Boston Consulting Group qualora un deliverable sia parte del portafoglio prodotti aziendale e quindi alla base della strategia aziendale.
Ciò porta a definire per ciascun prodotto il flusso di cassa atteso e quindi a vincolare il progetto che lo produce al rispetto delle specifiche finanziarie e temporali così definite.
Ogni tabella può naturalmente essere esportata in formato .pdf oppure excel per ulteriori elaborazioni.
Viste logiche e gestione dei workflow
Ogni utente può avere accesso alla sua specifica vista logica o dashboard del progetto sulla base del ruolo svolto nel progetto e delle sue credenziali di accesso.
Ad esempio il Portfolio Manager può avere una visione complessiva del portafoglio progetti e prodotti ed avere anche la possibilità di visualizzare ciascun dettaglio.
I Project Managers possono avere la possibilità di visualizzare e modificare ogni porzione ed informazione dei progetti loro assegnati.
I componenti del team di progetto possono accedere alle informazioni relative ai task di loro competenza e di quelli ad essi collegati.
Ogni dashboard può avere sezioni configurate in modo da risultare navigabili ed accedere alle varie parti dei progetti in base ai diritti di accesso.
E’ possibile costruire la documentazione di progetto sulla base di forms e templates estratti dalla propria metodologia di riferimento per la gestione dei progetti (Es. PMI-PMBOK® ed Agile).
Parallelamente possono essere descritti ed applicati i workflow di produzione ed autorizzazione di ciascun documento.
E’ inoltre possibile visualizzare in ciascun momento lo stato di ogni workflow.
Nello stesso modo possono essere definiti i moduli per la raccolta delle informazioni relative a tempi e costi spesi da ogni risorsa per ciascuna attività delegata.
Infine è possibile definire workflow specifici per la gestione di rischi, delle issues e delle modifiche di progetto.
Gestione della schedulazione
Planview consente vari livelli di integrazione con Microsoft Project anche se non necessariamente quest’ultimo deve essere utilizzato poichè Planview Enterprise ha il proprio ambiente di gestione della schedulazione.
In tale ambiente è possibile definire la WBS di ciascun progetto e le attività da inserire nella schedulazione.
Inoltre è possibile costruire la WBS di programmi attraverso la combinazione di porzioni relative alla WBS dei progetti componenti ciascun programma.
I Gantt di ciascun progetto possono essere sviluppati a vari livelli di granularità inserendo le date di inizio e fine di ogni task e collegando tra loro task e progetti attraverso le funzioni presenti nella toolbar.
E’ inoltre possibile assegnare a ciascun task le risorse coinvolte.
Reporting di progetto
E’ possibile costruire ogni forma di report relativo all’andamento di progetto ed in particolare Planview guida alla costruzione di un utile report a pagina singola per riassumere anche graficamente tutte le informazioni che il Project Manager ritiene importante evidenziare per documentare lo stato di avanzamento dei lavori.
Inoltre è possibile collegare il sistema ad altri strumenti per il reporting come Business Objects, Cognos ed altri similari.
Tramite il modulo OLAP “Insight Analytics” è infine possibile condividere su piattaforma Sharepoint/SQL Server le informazioni di progetto per renderle disponibili attraverso forme differenziate di visualizzazione per ogni utente in base ai diversi profili di accesso alla piattaforma. In questo modo e per sole finalità di reporting non c’è bisogno che questi utenti siano anche utenti di PVE. Questo è particolarmente utile per consentire la visualizzazione delle informazioni da parte del management in quelle organizzazioni che già utilizzano massivamente la piattaforma Sharepoint.
Punti di debolezza di Planview Enterprise
I principali punti di debolezza del prodotto sono:
- le funzionalità di drag-and-drop sono ancora rudimentali;
- il prodotto presenta una forte caratterizzazione dal punto di vista dell’analisi strategica e di portafoglio mentre risulta più debole sugli aspetti operativi;
- richiede buone competenze di pianificazione strategica negli utilizzatori;
- il costo risulta elevato.
Punti di forza di Planview Enterprise
I principali punti di forza del prodotto sono:
- PVE rappresenta una piattaforma molto avanzata per la pianificazione strategica del portafoglio prodotti e progetti aziendale e può costituire quindi un valido supporto nella definizione dei budget per settore, prodotto, progetto;
- consente pertanto di facilitare il processo di prioritizzazione ed allocazione degli investimenti;
- supporta l’adozione dei workflow di diverse metodologie di project management (compreso Agile);
- l’integrazione con Sharepoint ne favorisce la penetrazione ai vari livelli di un’organizzazione, in particolare quelli non operativi ai quali debbono però pervenire informazioni sull’andamento finanziario del progetto;
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