Misurare la performance di un progetto è un fattore critico per ottimizzare le prestazioni. La prestazione ottimale pone a volte problemi di sostenibilità a fronte di obiettivi spesso contrastanti in condizioni mutevoli nelle quali un progetto può venire a trovarsi durante il suo ciclo di vita.
Le prestazioni di un progetto sembrano facili da misurare basta tenere traccia del tempo, dei costi e dell’ambito del progetto ed il gioco è fatto. Ma quando si guarda più a fondo si scopre che non è così semplice.
In primo luogo, c’è spesso confusione su ciò che realmente si vuole valutare: misurare la performance di un progetto non coincide solo col misurare i progressi. Occorre infatti integrare una valutazione degli avanzamenti con i costi sostenuti e con le risorse impiegate. Non sempre essere in linea con i tempi implica un rispetto del budget ed un utilizzo efficiente delle risorse impiegate.
Il monitoraggio e controllo di un progetto implica la raccolta sistematica dei dati che emergono dallo svolgimento dei lavori, l’elaborazione delle informazioni e la produzione di report.
In particolare, è necessario produrre periodicamente una fotografia della situazione per misurare sia i progressi che la prestazione complessiva di un progetto.
Per misurare la performance di un progetto è necessario definire prima di tutto le metriche e gli indicatori (KPI) che verranno adottati.
Una corretta definizione di questi indicatori è di fondamentale importanza e permette ad un responsabile di progetto di avere una visione globale della situazione del progetto e di intervenire tempestivamente a fronte di inconvenienti.
Metriche per misurare la performance di un progetto
Prima di tutto occorre attribuire un peso a ciascuna attività sulla base del tempo necessario al completamento ed all’impiego di risorse richiesto distinguendo tra risorse critiche (umane, finanziarie, mezzi, materiali) e risorse standard.
Una volta attributo un peso alle singole attività si può attribuire un peso all’intero progetto per confrontarlo al peso di altri progetti gestiti all’interno dell’organizzazione.
Inoltre si può definire il peso relativo di ciascuna attività rapportandolo al peso dell’intero progetto.
In questo modo si può sommare il peso delle attività completate in un determinato momento rapportato al peso dell’intero progetto.
Per quanto riguarda le attività non ancora completate si può far riferimento al rapporto tra le ore lavorate alla data del rilevamento e quelle pianificate.
Infine, per misurare la performance di un progetto da un punto di vista finanziario, è necessario definire in fase di pianificazione il budget ed il cash flow previsti per il progetto e misurare poi in corso d’opera l’andamento dei costi reali rispetto a quelli pianificati.
L’applicazione della tecnica dell’Earned Value costituisce un ottimo modo per integrare tutte le informazioni finanziarie di un progetto e produrre report di performance e stime a finire.
In termini di lesson learned può essere utile monitorare per un progetto il numero di scadenze rispettate ed il numero di deadline scadute. Questo consente di porre degli obiettivi di miglioramento al project manager, ai team di progetto ed all’organizzazione nel suo complesso.
Categoria: