Migliorare la comunicazione nel team

migliorare la comunicazioneEsiste una convinzione diffusa che in un ambiente di lavoro ideale una comunicazione aperta, amichevole e professionale tra i dipendenti favorisca una chiara comprensione dei ruoli e responsabilità e sia la premessa indispensabile per il successo dei progetti.

Purtroppo la maggior parte dei posti di lavoro non funziona esattamente come un orologio.

Non tutti i meccanismi organizzativi sono perfettamente oliati ed inefficienze e scadenze mancate generano molto stress nel personale.

Un responsabile di progetto deve quindi porre particolare attenzione a non amplificare i problemi introducendo ulteriori elementi di destabilizzazione.

L’applicazione di una metodologia di project management aiuta il team di progetto a focalizzare l’attenzione sul da farsi, sulle priorità da seguire e sul ruolo richiesto a ciascuno.

Pari attenzione deve essere dedicata a migliorare la comunicazione nel team attraverso l’adozione di determinati accorgimenti:

  • Mantenere sempre la porta aperta. L’autorevolezza di un project manager dipende da quanto il team percepisce che il responsabile di progetto è “al servizio del team” e che il suo intervento non solo arricchisce le competenze ma crea le condizioni organizzative affinché il lavoro possa procedere speditamente. I membri del team debbono potersi rivolgere al project manager senza avere remore sapendo di poter condividere un problema e ricercare insieme una soluzione.
  • Essere aperti alle critiche costruttive. Esistono molti modi di gestire un progetto e c’è sempre la possibilità di migliorare il modo di lavorare. Un responsabile di progetto dovrebbe prestare attenzione a suggerimenti e critiche provenienti dal team. Anzi, delegare ad alcuni componeneti del team la soluzione di determinati problemi aiuta a condividere il processo decisionale e favorisce il consenso interno.
  • Essere chiari sui compiti da svolgere e sul ruolo di ciascuno. E’ importante che un project manager nella riunione di inizio del progetto presenti una RAM che faccia chiarezza organizzativa sui compiti da svolgere. I membri del team di progetto devono avere chiaro il proprio ruolo ed il contributo che sono chiamati ad apportare nonché quando tale contributo è richiesto.
  • Svolgere frequenti incontri. E’ importante misurare insieme al team i progressi del progetto e analizzare i problemi che possono ostacolare lo svolgimento dei lavori. Questi incontri possono essere utili per rafforzare anche lo spirito di squadra e la determinazione nel raggiungere gli obiettivi di progetto.
  • Curare il morale del gruppo. Migliorare la comunicazione nel team significa anche rendersi conto di quanto gli aspetti umani incidano sui rapporti interpersonali. Oltre a richiamare ciascuno alle proprie responsabilità, il responsabile di progetto deve creare anche occasioni in cui sia possibile sdrammatizzare l’impegno quotidiano e momenti di convivialità in cui stabilire relazioni di vicinanza e di aiuto reciproco. Dopo ogni riunione, anche problematica, è auspicabile organizzare break e spuntini in cui ricreare un clima positivo e di aperta disponibilità.
  • Curare gli strumenti di comunicazione. E’ importante utilizzare strumenti diversi. Ad esempio, le comunicazioni scritte per veicolare informazioni dettagliate e che richiedono approfondimento, le comunicazioni verbali durante i momenti di incontro formali (riunioni e colloqui), le videoconferenze quando non è possibile o inutile incontrarsi di persona. Inoltre la selezione del software di project management dovrebbe prendere anche in considerazione le funzionalità oggi disponibili che consentono di migliorare la comunicazione nel team.