Il settore del project management è in continua evoluzione. Oggi i responsabili di progetto devono fare i conti con sistemi sempre più complessi, la necessità di coordinare a distanza il lavoro dei team di progetto e il mantenimento di un forte livello di comunicazione con ogni stakeholder.
Piuttosto che fare affidamento sulle tradizionali riunioni di gruppo e rapporti a volte troppo concisi, una dashboard di progetto (cruscotto di gestione) può contribuire in diversi modi a mantenere il controllo dei lavori.
Per questo motivo può essere utile capire che cosa questi cruscotti rappresentano, perché essi vengono sempre più utilizzati e quali benefici possono essere conseguiti.
Prima di tutto una dashboard di progetto è parte di un programma software che consente ai responsabili di progetto, ai manager ed alle parti coinvolte nel progetto di esaminare le informazioni più dettagliate e pertinenti sull’andamento di un progetto in un dato momento.
Tradizionalmente, coloro che sono coinvolti nella gestione di un progetto devono rivedere centinaia di dettagli prima di trovare una risposta definitiva a un problema che impatta sul progetto. Invece, i moderni cruscotti analizzano una grande quantità di dati e possono produrre report e generare metriche che indicano lo stato attuale del progetto e le sue proiezioni future.
Vantaggi di una dashboard di progetto
Questi strumenti consentono una migliore collaborazione per il controllo del budget, ma i benefici più significativi ruotano attorno alla comunicazione ed all’utilità in progetti su larga scala.
Quando un progetto si sviluppa in ampiezza, durata e intensità dei lavori da svolgere, la quantità di dati generati da centinaia, se non migliaia, di compiti e attività cresce in modo esponenziale.
Pertanto, i responsabili di progetto non possono realisticamente rivedere questi dati manualmente.
Fortunatamente, i sistemi più avanzati sono in grado di analizzare i dati valutando l’efficacia della gestione del progetto in relazione ai valori standardizzati (KPI di progetto). In ultima analisi, la dashboard di progetto è una necessità per la gestione di progetti su larga scala.
Ad esempio, l’analisi e la gestione dei rischi sono migliorate mediante l’utilizzo di un cruscotto di gestione. I responsabili di progetto devono essere in grado di valutare e monitorare i rischi per tutta la durata del progetto, e questi strumenti consentono di esaminare i dati attuali sulla rilevanza del rischio, la probabilità e gli effetti. Questo aiuta ad aumentare l’efficienza della gestione del rischio riducendone gli impatti. L’utilizzo di cruscotti ottimizzati per progetti che si estendono per anni possono facilmente tradursi in un notevole risparmio di risorse, di tempo e investimenti.
Attraverso la predisposizione di dashboard di progetto oggi i project manager sono meglio supportati nel garantire in modo più efficace che in passato che i progetti vengano completati nel tempo e nel budget concordati con la committenza .
Anche se la predisposizione di questi strumenti può essere complessa in un primo momento, essa costituisce un punto di partenza imprescindibile per una moderna gestione dei progetti.
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