Il contratto di progetto costituisce il punto da cui partire per avviare ogni iniziativa progettuale e stabilisce i riferimenti legali e normativi che dovranno essere considerati nello svolgimento delle attività di project management.
In tal senso, costituisce un punto di riferimento ineludibile per ogni project manager in quanto implica sia responsabilità di natura legale sia vincoli sull’operatività.
Inoltre, attraverso la precisazione degli obiettivi e delle penali che proteggono dal mancato raggiungimento degli obiettivi, il contratto di progetto fissa gli elementi di base per perseguire la customer satisfaction.
Sarebbe quindi auspicabile che il processo commerciale che porta a vendere il progetto vedesse la partecipazione dei ruoli tecnici oltre a quella dei ruoli commerciali.
In particolare, sarebbe opportuno che il futuro project manager venisse coinvolto quanto prima possibile in modo da intercettare possibili problemi ed incongruenze prima che poi condizionino pesantemente le attività di project management.
Purtroppo questo non è sempre possibile per scelta organizzativa oppure per l’indisponibilità delle risorse oppure per il rischio di produrre conflittualità interne in una fase delicata come la finalizzazione di un’azione commerciale.
Tutto questo spiega perchè, una volta che il contratto di progetto è stato acquisito, sia poi necessario produrre documenti come il project charter ed il piano di project management.
Questi due documenti non sono sviluppati a fini legali, ma per garantire il delivery. Inoltre, mentre le controparti sono descritte nella contrattualistica quasi come contrapposte, il piano di project management si basa più sulla collaborazione tra le parti per ottenere che il lavoro sia completato con successo attraverso un lavoro di squadra.
Del resto, inizialmente la documentazione può non contenere tutte le informazioni di dettaglio per chiarificare l’ambito ed i singoli deliverables che occorre produrre. In questo caso il contratto di progetto si fissa nel chiarire le esigenze di business mentre il project manager ed il team di progetto hanno necessità di esplicitare i contenuti tecnici ed operativi per tradurre quelle esigenze in requisiti tecnici e funzionali dei prodotti e servizi da realizzare rispettando i vincoli contrattuali.
Questi requisiti nella documentazione contrattuale sono spesso definiti in termini generali e necessitano successivamente di essere approfonditi e dettagliati per poter essere utilizzati a fini operativi. Lo scopo del project charter e del piano di project management è proprio quello di dettagliare sempre più il modo con cui i macro-requisiti fissati nel contratto di progetto saranno ottenuti attraverso ciò che sarà prodotto dal progetto stesso.
Infine, per ottenere questi risultati è necessario coinvolgere la committenza che viene vista come controparte ma la cui collaborazione è fondamentale per il successo del progetto.
Ogni cliente è un partner che deve vedere il fornitore a sua volta come un altro partner. La creazione di valore in un progetto dipende molto dalla qualità della relazione di partnership tra questi due soggetti.
Il piano di progetto ha pertanto anche il fine di chiarire le modalità di questa collaborazione in termini fattivi e di contributo al lavoro da svolgere da parte di entrambe le parti evidenziando ad esempio le attività a cura di un team di progetto che veda coinvolte sia persone del cliente che del fornitore.
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