Comunicazione interculturale e competenza nei progetti internazionali

Il mondo oggi è più interconnesso che mai. Ciò ha aperto molte opportunità di crescita per le aziende, ma ha anche introdotto nuove sfide.

Poiché i progetti internazionali e i gruppi di lavoro multiculturali stanno diventando la norma piuttosto che l’eccezione, i project manager devono migliorare le loro capacità di comunicazione interculturale, se vogliono creare un clima di fiducia all’interno del team e con i vari stakeholder.

La ragione più ovvia per cui facciamo fatica a comunicare efficacemente in un ambiente internazionale sono le differenze culturali.

Comunicare efficacemente nella propria lingua e anche tra persone con un background simile è già abbastanza difficile per le inevitabili differenze di personalità, storia personale e cultura.

Se poi si aggiunge una barriera linguistica, il livello di difficoltà aumenta ulteriormente e non solo perché occorre pensare in una lingua diversa dalla nostra, ma perché ogni paese ed ogni lingua portano con sé un differente universo culturale di riferimento.

Anche le persone provenienti da paesi che parlano la stessa lingua possono commettere errori di interpretazione perché si attribuiscono significati diversi alle stesse parole. Dialetti diversi, espressioni e modi di dire diversi, significati diversi.

Comunicazione interculturale e linguaggio non verbale

Non solo il linguaggio parlato rappresenta una sfida. Comprendere i segnali non verbali e il linguaggio del corpo può essere ancora più complicato in culture differenti.

Ad esempio, nella maggior parte delle culture occidentali per assentire si fa oscillare il capo in basso e in alto mentre per dissentire lo si fa oscillare da sinistra a destra. In India avviene esattamente il contrario.

La comunicazione interculturale deve tener conto di questa complessità senza introdurre semplificazioni che possano risultare lesive dell’identità delle persone.

Impatti delle diversità culturali su un progetto

Possono riguardare tutti i lati del triangolo del triplice vincolo:

1. Tempi. In contesti culturali diversi il tempo può essere percepito in modo molto diverso. Alcuni pensano che essere nei tempi previsti è molto importante, mentre altri potrebbero vederlo come una linea guida. Ciò ha un impatto sulla pianificazione e sull’esecuzione dei lavori. Lo stesso orario di inizio delle riunioni potrebbe essere interpretato in modo diverso (ad esempio, “riunione alle 13:00” potrebbe essere inteso che inizierà “verso le 13” e quindi “effettivamente alle 13:15”).
2. Costi. Per alcune culture il detto “il tempo è denaro” non si applica e il denaro è valutato in modo diverso. Quindi l’adesione a un budget potrebbe essere vista come obbligatoria o facoltativa a seconda della cultura.
3. Ambito. Le differenze linguistiche, ma anche l’interpretazione errata di segnali non verbali, possono portare a incomprensioni sull’ambito del progetto, sulle caratteristiche di ciò che deve essere prodotto, sul lavoro da svolgere. Naturalmente, questo problema esiste in generale, ma le barriere culturali lo aggravano.

Comunicazione interculturale per coinvolgere le persone

Per superare i problemi evidenziati un responsabile di progetto deve saper cogliere ogni occasione per precisare accuratamente le caratteristiche del progetto e le sue modalità di svolgimento.

In particolare, ciò potrà avvenire all’interno del kick-off meeting e durante tutti gli incontri che verranno fatti in corso d’opera per monitorare l’andamento del lavoro.

Uno stile di gestione occidentale potrebbe non funzionare nelle culture non occidentali.

A seconda della provenienza, i membri del team avranno aspettative diverse nei confronti del project manager il quale deve rendersene conto e cambiare di conseguenza il suo stile di gestione.

Inoltre i team multiculturali presenteranno stili di collaboraione diversi.

La sfida più grande per un project manager nella gestione di questi gruppi di lavoro consiste nel riconciliare i diversi valori e norme culturali di tutti i membri del team e di fonderli in un modello che si adatti a tutto il gruppo e agli obiettivi del progetto.

Questo modello e i ruoli convolti andranno descritti nel piano della comunicazione di progetto che sarà illustrato a tutti i partecipanti al progetto.

Competenza interculturale nella gestione dei conflitti

Fondamentalmente i conflitti nascono quando alcuni presumono semplicemente che le culture e le credenze delle altre persone siano simili alle proprie o addirittura le stesse. In sostanza viene operata una semplificazione.

Anche se il potenziale di conflitto dovuto alle diversità culturali e linguistiche è elevato, in realtà non è una novità e se ne parla molto. Tuttavia, le persone non sono ancora abbastanza sensibilizzate sulla legittimità delle differenze e non sanno come gestirle. Di conseguenza, possono nascere conflitti e formarsi gruppi antagonisti come effetto di questi conflitti.

Ciò richiede al responsabile di progetto una grande competenza interculturale nella gestione dei conflitti che potranno emergere nei gruppi di lavoro internazionali.

Come migliorare la comunicazione interculturale

• Comprendere la propria cultura. Significa prima di tutto essere consapevoli che qualunque cosa pensiamo e diciamo ha connotazioni culturali profonde. Ciò che per noi è abituale può non esserlo in altri paesi. Si dice spesso che possiamo capire gli altri solo se siamo in grado di capire noi stessi, lo stesso vale per la comprensione della cultura. Molte persone non sono attivamente consapevoli di quanto la loro cultura influenzi il loro comportamento e la loro visione del mondo. Identificare ciò che è tipico del nostro modello culturale aiuta a capire ed accettare la diversità di altri modelli.
• Essere consapevoli delle differenze. Occorre capire che solo perché qualcuno fa qualcosa di diverso, non significa che sia meno valido o che sia inferiore a come lo faremmo noi. E’ solo diverso. Alcuni paesi sottolineano il collettivo, mentre altri valorizzano maggiormente l’individualità; alcuni paesi preferiscono la rapidità, altri preferiscono la ponderazione; e così via. Imparare ad apprezzare la diversità di costumi e punti di vista può anche essere di aiuto nell’ampliare il proprio orizzonte, personalmente e professionalmente.
• Imparare a “leggere” il linguaggio del corpo. La comunicazione non è solo ciò che viene detto. Molto spesso il vero messaggio risiede in ciò che non viene espresso. Imparare la lingua e i costumi di un paese è solo il primo passo. Il passo successivo è imparare come culture diverse dalla nostra usano il linguaggio del corpo per trasmettere significato e come è possibile interpretare alcuni segnali non verbali. Ciò può ridurre il rischio di incomprensioni e confusione. Se invece vogliamo evitare che altri fraintendano il nostro linguaggio non verbale, è meglio esprimersi con le parole, evitando i gesti.
• Essere curiosi e disponibili ad ascoltare e osservare. Occorre tempo per conoscere le caratteristiche di una cultura diversa dalla nostra. Si può iniziare facendo ricerche (online e anche offline), leggendo e impararando il più possibile al riguardo. Ma il modo migliore per imparare è interagire con le persone. La comunicazione interculturale richiede apertura mentale e curiosità. Se c’è qualcosa che non riusciamo ad inquadrare, chiediamo e approfondiamo. Le persone apprezzano un interesse genuino per il loro mondo e sono felici di aiutarci a capire.
• La semplicità è la chiave. Quando parliamo con qualcuno la cui lingua madre non è la nostra, è meglio evitare parole gergali, abbreviazioni, acronimi o modi di dire difficili. Le persone di solito imparano la lingua “corretta” e spesso non hanno familiarità con le frasi colloquiali. Ad esempio, agli studenti di francese viene insegnato che si deve dire “Qu’est-ce que c’est?” se si vuole chiedere “di cosa si tratta?”. Tuttavia, in Francia nell’uso quotidiano di solito si dice “C’est quoi?”.