Come gestire più progetti contemporaneamente

gestire più progettiPer un project manager è difficile gestire con pari efficacia più progetti contemporaneamente. Tuttavia è raro trovare un project manager dedicato ad un solo progetto o ad un unico filone di attività.

Più frequentemente si viene coinvolti in una serie di iniziative, a volte collegate tra loro, a volte facenti parte di uno stesso programma oppure completamente scollegate tra loro.

Si tratta comunque di una sfida per la capacità di saper distribuire il proprio tempo senza farsi prendere dall’ansia e da una gestione caotica e non coordinata.

Gestire più progetti contemporaneamente diviene particolarmente problematico quando le risorse coinvolte sono le stesse. Allora è necessario procedere con attenzione nell’assegnazione dei lavori in modo da evitare sovraccarichi e colli di bottiglia.

In questi casi diviene fondamentale l’utilizzo del software di project management che può segnalarci come variano nel tempo i carichi di lavoro e se esistono possibili contese tra le risorse.

Nelle organizzazioni più evolute dovrebbe essere presente un Project Management Office che abbia una visione complessiva del livello di utilizzo delle risorse coinvolte nei vari progetti e che supporti i project manager nei casi di sovra-assegnazione.

Per evitare di dover rincorrere di volta in volta “chi grida più forte” è necessario quindi ricostruirsi una visione organica dell’impegno delle risorse sulle attività appartenenti a progetti diversi e del livello di priorità da assegnare ai progetti da coordinare:

  • chiedendo pareri agli sponsor delle varie iniziative in cui si è coinvolti oppure parlando con i responsabili di linea;
  • richiedendo indicazioni e direttive al PMO (se presente);
  • utilizzando la propria esperienza ed autonomia di giudizio;
  • producendo report e stati di avanzamento ravvicinati nei periodi in cui le risorse sono impegnate al massimo;
  • concentrandosi sul percorso critico di ciascun progetto ed attribuendo massima priorità alle attività critiche;
  • attuando interventi di crashing e fast tracking se maturano ritardi importanti sulle attività critiche.

Gestire più progetti contemporaneamente è quindi un compito alla portata di ogni project manager, ma è necessario far ricorso alla propria esperienza, alla capacità di sapersi muovere all’interno della propria organizzazione e di dotarsi di strumenti evoluti per monitorare l’andamento delle attività e dei carichi di lavoro.