Può capitare e, anzi, capita spesso che un project manager debba dire di no ad uno stakeholder anche importante di un suo progetto.
Ma come dire di no? Come è possibile farlo senza rischiare una frattura, una contestazione?
La capacità di dire di no è una competenza importante per ogni manager.
Naturalmente non si intende un “no ostile”, una porta chiusa in faccia o un pugno sbattutto sul tavolo. Questo tipo di no produce inevitabilmente danni.
Ci si riferisce ad un “no documentato” da solide motivazioni, illustrate con oggettività in modo pacato senza fretta e ostilità alcuna.
Dire di no può essere molto difficile per coloro che amano compiacere gli altri. Si ha paura di deludere il richiedente.
Ma essere chiari con le parti interessate è una parte importante del lavoro di un responsabile di progetto.
Per ogni volta che dice di sì alla richiesta di alcuni stakeholder, dovrà dire di no a qualche ulteriore richiesta.
Il tempo e le risorse disponibili sono limitati e un sì detto oggi sarà la premessa di problemi futuri.
Ciò significa che occorre imparare come dire di no e padroneggiare questa abilità.
L’importanza di essere chiari
Se si vuol dire che questa funzionalità non potrà essere realizzata, bisogna dirlo chiaramente e non lasciare spiragli aperti.
Se invece si intende “no per ora” occorre essere chiari anche su questo.
E poi aspettarsi di dover gestire i successivi solleciti da parte dello stakeholder.
Se possibile, in questo caso, è bene evitare di fare promesse ma proporre di riprendere in considerazione la richiesta in un momento successivo.
Questo approccio è anche utile per lasciarsi il tempo di verificare se la richiesta rimane valida anche in un momento successivo.
A volte gli stakeholder di un progetto hanno l’abitudine di riversare sul responsabule di progetto le loro aspettative come se fossero tutte importanti e urgenti.
Spetta al project manager fare chiarezza sulle priorità effettive.
Altrimenti si rischia di essere continuamente “bombardati” di richieste destinate a perdere importanza dopo poco tempo.
E, soprattutto, questa modalità non autorizza gli stakeholder a fare continui solleciti.
L’importanza di esser empatici
Prima di tutto, quando viene formulata una richiesta, è importante farla propria. Far capire alla controparte che la si vuole valutare attentamente, raccogliendo tutte le informazioni disponibili.
Prima di dire di no occorre sviscerare ogni aspetto della richiesta a far percepirae apprezzamento nei confronti della controparte e del contributo che sta cercando di dare al buon esito del progetto.
Occorre valorizzare sempre il suo punto di vista riservandoci sempre di ragionarci sopra prima di formulare qualsisai risposta.
Bisogna assumere, sia pure per un momento, il punto di vista altrui e comprendere che se è stata formulata una richiesta vuol dire che la controparte la ritiene importante. Quindi bisogna evitare di trasmettere l’idea che siamo di parere opposto.
Non deve essere uno scontro di pareri, di opiniani. Invece, dobbiamo ricondurci ad una disamina onesta e razionale di opzioni e di priorità. Assumendoci la responsabilità delle conclusioni.
Evitare di “argomentare a bilancia”
La maggior parte delle persone ritiene erroneamente che più argomenti adduce a proprio favore e più la propria posizione ne risulta rafforzata. Più elementi si mettono su un piatto della bilancia e più questa pende a nostro favore.
Il motivo per cui questo modo di argomentare risulta debole è che, tra tanti argomenti, ce ne sarà sicuramente almeno uno più debole degli altri e questo indurrà le controparti ad inseguirci su quell’unico argomento tentando di fare breccia.
Quindi è molto meglio offrire un solo motivo per dire di no e illustrarlo e documentarlo molto bene.
Partire sempre dagli obiettivi comuni
Nell’argomentare è sempre bene partire dai punti comuni facendo sentire la controparte coinvolta in un rapporto costruttivo.
Condividere gli obiettivi del progetto, i vincoli cui occorre sottostare e gli oneri corrispondenti.
Spiegare quali sono i confini concordati per l’ambito del progetto e i prodotti da realizzare.
Se ciò che viene richiesto esula da ciò che era stato inizialmente previsto, occorre valutarne l’impatto in termini di tempi, costi, qualità e risorse. Si può lasciare comunque la porta aperta per soddisfare l’esigenza che è stata formulata, ma deve essere chiaro che l’onere corrispondente sarà a carico della controparte. Facendo in modo che sia questa a decidere.
In alcuni casi è possibile individuare più alternative e orientare il ragionamento per scegliere l’opzione migliore.
Oppure prendere atto che non ci sono le condizioni per procedere, facendo emergere questa considerazione dai dati di fatto e senza imporla come parere personale.
Questo modo di dire di no richiede una paziente raccolta di informazioni seguita dall’analisi e documentazione di ogni ipotesi alternativa.
Questo modo di fare, se ben condotto, alla lunga rafforza la stima reciproca e mette tutti nella condizione di assumersi le proprie responsabilità.
Categoria: