Quando un progetto è in fase di completamento, il project manager deve svolgere alcune attività specifiche per consolidare il lavoro fatto, verificare il raggiungimento dei benefici attesi in termini di valore generato.
La procedura per concludere un progetto correttamente deve documentare i problemi, gli inconvenienti, i benefici, e le modifiche che il progetto ha dovuto affrontare durante il suo ciclo di vita.
Inoltre, ciascuno di questi passaggi è fondamentale per mettere a disposizione dell’organizzazione il know how accumulato durante il progetto perché possa essere messo a disposizione per progetti simili da svolgere in futuro.
Ciò richiede di svolgere un esame dopo che tutti i deliverable sono stati consegnati e produrre una documentazione formale del livello di raggiungimento degli obiettivi del progetto insieme con le informazioni di completamento.
La documentazione utilizzata per concludere un progetto può includere una valutazione della qualità del lavoro e dei prodotti realizzati, un feedback da parte dei membri del team sulle condizioni in cui si è svolto il lavoro, ed ulteriore documentazione sui principali trade-off.
Pertanto, nel seguito verranno proposte alcune utili indicazioni per sviluppare il documento conclusivo di un progetto (Final report).
Linee guida per concludere un progetto
- In prossimità della chiusura dei lavori, il project manager deve svolgere una revisione dell’intero progetto identificando ciò che sarebbe stato opportuno fare per migliorare il risultato complessivo (ad esempio, identificando alcuni rischi che potevano essere evitati o mitigati prendendo opportune contromisure). Questa revisione deve prendere in considerazione anche input provenienti da tutti i membri del team ed andrebbe quindi serenamente svolta insieme con loro. Meglio ancora se la relazione di chiusura progetto venisse compilata da un soggetto terzo (come, ad esempio il Project Management Office). Nell’ambito di questa revisione è importante analizzare come sono state gestite le modifiche rispetto a ciò che era stato inizialmente pianificato. Questo deve portare a migliorare in futuro la capacità di gestire le varianti di progetto non solo da parte del team ma anche dell’intera organizzazione.
- Per concludere un progetto, le risorse hanno bisogno di essere riassegnate o trasferite ad altri lavori. Questo può significare di dover fornire una scheda di valutazione delle prestazioni individuali per la funzione del personale e dover sovraintendere alle operazioni di riassegnazione delle persone a un altro progetto. Se sono state utilizzate risorse in outsourcing, può essere necessario finalizzare i loro rapporti contrattuali, soprattutto se il progetto è finito prima della data prevista per il completamento.
- Tutte le questioni finanziarie devono essere riviste e finalizzate. Ciò include il pagamento delle fatture ai fornitori e, se il contratto lo consente, il ritorno ai fornitori di ciò che non è stato utilizzato. Inoltre, deve essere predisposto un rendiconto completo di tutte le spese sostenute per analizzare gli eventuali scostamenti rispetto al budget iniziale. Tutti i pagamenti devono essere contrassegnati come “pagamento conclusivo” per impedire ai fornitori di continuare a fatturare senza autorizzazione dopo il completamento dei lavori.
- Nel concludere un progetto è necessario che tutta la documentazione richiesta venga completata ed archiviata in modo che possa essere utilizzata da analoghi progetti futuri. Ciò può significare di doverla archiviare su un server o su una infrastruttura cloud in modo da renderla disponibile con le necessarie autorizzazioni al resto dell’organizzazione.
- Infine sarebbe bene che ogni progetto si concludesse con un momento di convivialità che coinvolga tutti coloro che hanno partecipato ai lavori. Si tratta di un’occasione informale in cui potersi finalmente rilassare premiando chi si è distinto durante il lavoro. Tutto questo aiuta a consolidare i rapporti organizzativi e lo spirito di gruppo.
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