Ritardi e cambiamenti imprevisti all’ambito di un progetto possono portare a scarsa aderenza ai vincoli concordati o addirittura al fallimento del progetto.
Mentre è possibile evitare molti di questi problemi attraverso la programmazione ed un monitoraggio diligente delle attività, si incontrano momenti in cui è necessario accelerare un progetto per riportare il delivery in linea con le attese.
Durante il ciclo di vita di progetto possono emergere circostanze che obbligano a prendere decisioni drastiche.
Sono momenti in cui è necessario ricondursi all’essenziale senza tagliare la qualità del lavoro e dei suoi prodotti.
Accelerare un progetto richiede una serie di interventi che alterano il normale flusso delle attività.
A volte c’è un prezzo da pagare in termini di aumento dei rischi o dei costi.
E’ quindi necessario svolgere sempre un’attenta analisi costi benefici prima di procedere.
Interventi per accelerare un progetto
- Automatizzare il workflow. In alcuni casi è possibile ottenere dei benefici utilizzando un sistema informativo di project management in grado di rendere automatici alcuni processi di project management. La gestione delle modifiche e delle issues di progetto, le necessarie autorizzazioni, le procedure di escalation e le attività di reporting possono essere notevolmente agevolate adottando strumenti di project management evoluti. In questo modo si velocizza il processo decisionale e l’intero workflow finisce per beneficiarne.
- Aumentare il personale o le ore di straordinario. Quando occorre un intervento più drastico di riduzione dei tempi lungo il percorso critico di un progetto, può essere opportuno effettuare un intervento di crashing. Ciò può essere fatto aumentando le risorse dedicate ad una o più attività critiche oppure aumentando il carico di lavoro individuale e le ore di straordinario. Oppure si può pensare di far svolgere il lavoro a persone più esperte e quindi più rapide nel completarlo. Accelerare un progetto in questo modo può portare ad un aumento dei costi che deve essere attentamente valutato. Ogni opzione deve quindi essere soppesata e confrontata con le altre.
- Parallelizzare il lavoro. Laddove possibile, si può pensare di svolgere in parallelo compiti inizialmente schedulati in sequenza. Questo tipo di intervento (fast tracking) comporta spesso rischi aggiuntivi, Non è un caso che inizialmente le attività siano state poste in sequenza. Può trattarsi di un legame logico che dipende dal modo corretto di svolgere un determinato lavoro oppure può dipendere dal livello di disponibilità delle risorse. Alterare questa situazione obbliga a verificarne preliminarmente la fattibilità.
- Ridurre l’ambito di progetto. Si tratta dell’intervento più drastico per accelerare un progetto ed è quindi da valutare solo come ultima spiaggia. Ridurre il numero di deliverable di progetto oppure ridefinirne i requisiti o la qualità porta inevitabilmente ad un ridimensionamento del progetto. Oltretutto non è un intervento che il project manager può decidere in totale autonomia. Nella maggior parte dei casi può richiedere una rinegoziazione del contratto e comunque un forte coinvolgimento del management e della committenza.
Categoria: