Decisioni Go/No Go

La gestione dei progetti è un affare complicato, una minima negligenza può innescare una reazione a catena che alla fine può concludersi con un fallimento.

Una decisione Go/No Go (Procedere/Non Procedere) determina se un progetto vale tutti gli sforzi e gli investimenti o se deve essere interrotto.

Il criterio per decidere è stabilito dall’organizzazione che opera per progetti.

Per i progetti incrementali, l’analisi go/no go funge da lista di controllo finale che determina se il progetto deve entrare o meno nella fase successiva.

La decisione viene generalmente presa alla fine di una fase.

Sebbene aziende diverse abbiano criteri diversi che determinano il successo dell’intero progetto e quello di una particolare attività nel progetto, questi criteri sono quasi sempre informali. Le liste di controllo cambiano ad ogni progetto e non ci sono standard definiti per valutare le prestazioni in un periodo di tempo.

L’analisi go/no go, tuttavia, è un processo formale con una lista di controllo prestabilita.

L’elenco di controllo è leggermente modificato per ogni progetto, ma i punti principali rimangono gli stessi. Questa checklist viene seguita in tutta l’organizzazione e fa parte del processo decisionale. In tal senso, è un asset dei processi organizzativi.

Lista di controllo per le decisioni Go/No Go

Invece di crearne una nuova per ogni nuovo progetto, le aziende di solito definiscono una lista di controllo predeterminata basata su esperienze passate e best practices.

Si può anche personalizzare la checklist per ogni nuovo progetto per assicurarsi che risponda a tutte le necessità relative a quel progetto specifico.

La checklist non è il decisore stesso; è lì solo per guidare nella giusta direzione il processo decisionale. Non è necessario che tutte le caselle nell’elenco di controllo siano contrassegnate per caratterizzare una decisione valida.

Chi prende la decisione deve tenere conto anche di altre variabili per assicurarsi che tutti gli aspetti del progetto siano considerati attentamente e che tutti i problemi vengano affrontati.

Una decisione no-go non implica necessariamente il fallimento di un progetto ma è un’opportunità di miglioramento perché ne rimette in discussione le basi.

Se il problema viene risolto, il progetto riprende e i prodotti finali vengono consegnati correttamente (anche se la consegna viene ritardata). E questa deve essere considerata una vittoria per il team.

In questo processo, l’eliminazione dei rischi e dei problemi passa in primo piano e il rispetto delle scadenze è di secondaria importanza. Fornire valore agli utenti è di primaria importanza, tutto il resto passa in secondo piano.

Fattori determinanti per il processo decisionale

Vengono di seguito proposti alcuni fattori che devono essere presi in considerazione per determinare se un progetto necessita di una decisione Go/No Go.

• Tipo di progetti: la tipologia di progetti che vengono intrapresi è un fattore fondamentale che determina se questo processo decisionale di verifica è una soluzione praticabile o meno.
• Tipo di prodotto: Se lo sviluppo del prodotto prevede diverse fasi, allora con una checklist è possibile richiedere l’approvazione dell’utente al termine di ogni fase e prima dell’inizio della fase successiva.
• Ciclo di vita del progetto: il ciclo di vita del progetto è una sequenza temporale del progetto dall’inizio alla fine. Il ciclo di vita di un progetto di solito ha diverse fasi. Una checklist può supportare con le decisioni Go/No go ogni passaggio affinché venga completato come dovrebbe o se il processo necessita di modifiche.
• Regole e regolamenti: anche le regole e i regolamenti di una organizzazione devono essere presi in considerazione nel determinare se procedere o meno con un progetto. Anche i vincoli societari possono svolgere un ruolo nel prendere tale decisione.

Processo decisionale Go/No Go per l’avvio di un progetto

Per avviare un progetto è sempre consigliabile sviluppare uno studio di fattibilità o business case.

Questo documento illustra le condizioni che possono giustificare l’avvio di uno specifico progetto così come i finanziamenti ad esso collegati.

Nel caso in cui il progetto venisse approvato e finanziato, questo stesso documento potrà essere utilizzato per verificare anche in corso d’opera se le motivazioni iniziali conservano validità oppure devono essere riviste.

In tal senso il business case costituirà il riferimento per tutte le decisioni Go/No Go durante l’avanzamento dei lavori.