Il ciclo di gestione della performance del personale si compone di tre macro attività:performance-management

  • definizione degli obiettivi e pianificazione della performance attesa per il periodo aziendale di riferimento (solitamente tre, sei o dodici mesi);
  • valutazione della performance al termine del periodo di riferimento;
  • coaching della performance durante il periodo di riferimento per supportare le persone nel raggiungimento dei loro obiettivi.

E’ fondamentale che alle tre attività si attribuisca la stessa importanza in modo da rendere efficace l’intero processo di performance management e far sentire alle persone che è interesse dell’azienda far si che raggiungano gli obiettivi.

Il processo può essere ulteriormente dettagliato nei seguenti cinque passaggi:

  1. Pianificazione della performance. Non si tratta di un’attività di rapido svolgimento. Occorre partire dagli obiettivi aziendali, di divisione e di settore per poi tradurli in obiettivi per le singole persone. In seguito occorre individuare insieme con i singoli le modalità per raggiungerli ed il tipo di supporto (coaching) necessario. Alcuni obiettivi sono ricorrenti ed alcune attività sono comunque routinarie, mentre altri variano in funzione delle esigenze contingenti. Occorre comunque tradurli tutti in un piano della performance individuale.
  2. Comunicazione e formalizzazione della performance attesa. E’ importante essere chiari nel comunicare alle persone gli obiettivi, le attività da svolgere ed i criteri con cui sarà valutata la loro prestazione. A tal fine può essere utile coinvolgerle fin dalla fase di pianificazione della performance nel concordare obiettivi ed attività.
  3. Raccolta dei dati e documentazione. E’ importante che buona parte degli obiettivi assegnati siano in qualche modo misurabili e documentabili. Nel performance management è bene evitare giudizi sulle persone basati solo su impressioni soggettive ed è importante tracciare durante il periodo di riferimento i risultati man mano raggiunti dalle persone in modo da poterle meglio supportare evidenziando i progressi o gli interventi di miglioramento necessari.
  4. Coaching della performance. Capi e collaboratori devono lavorare insieme in modo da affinare nel tempo la performance attraverso il monitoraggio e gli incontri periodici di revisione. Non è in ballo solo la performance di ciascun collaboratore ma anche quella del capo che deve apprendere questa particolare modalità di gestione dei collaboratori che lo vede nel ruolo di allenatore (coach) impegnato a far si che i propri collaboratori superino le inevitabili difficoltà.
  5. Valutazione della performance. La valutazione costituisce una semplice consuntivazione del lavoro svolto e dei risultati raggiunti. Non giunge inaspettata in quanto è anticipata dagli incontri periodici di revisione e coaching. E’ però importante che sia formulata e formalizzata sulla base di informazioni oggettive raccolte durante il periodo di riferimento. Inoltre deve evidenziare gli eventuali gap di performance rilevati e suggerire obiettivi per il periodo successivo e le attività di formazione che si rendessero necessarie. Una attenta analisi delle cause che hanno determinato il gap di performance può risultare determinante nell’ottenere il commitment delle persone nel periodo successivo e nell’individuare le aree di miglioramento su cui investire.

Il modello di performance management illustrato presenta due valenze importanti:

  • per la Funzione del Personale costituisce la modalità per raccogliere informazioni sul personale e sulle competenze acquisite in modo da aggiornare l’inventario delle skills e per formulare le ipotesi di avanzamento di carriera ed il piano retributivo;
  • per i Capi costituisce la modalità per ottenere l’impegno delle persone nella gestione delle attività correnti, degli obiettivi di periodo e dei compiti discrezionali richiesti alle persone.