interpretazione informazioni
Ogni progetto produce una certa quantità di informazioni che devono essere attentamente valutate per prendere decisioni sull’andamento dei lavori. Ma il processo di interpretazione delle informazioni non è un processo lineare.

La creazione di conoscenza è un processo organico ed adattivo. Il bagaglio di conoscenze di una persona o di gruppi di persone si costruisce attraverso le loro esperienze di vita, le loro osservazioni e dai processi di apprendimento formale e informale.

Buona parte dell’apprendimento avviene con l’intuizione e l’istinto.

Per questi motivi, ciò che una persona conosce è diverso da ciò che tutti sanno.

Le informazioni possono essere registrate, conservate in sistemi e rese accessibili alle persone.

I buoni sistemi di gestione delle informazioni contengono informazioni verificate in un formato utile.

Queste informazioni sono basate sulla rilevazione di dati che emergono durante lo svolgimento delle attività.

Il modo in cui i dati vengono interpretati per creare le informazioni dipende dalla conoscenza e dalle percezioni delle persone.

Quindi nel processo di creazione della conoscenza esistono almeno quattro livelli:

  • il dato;
  • l’interpretazione del dato;
  • l’informazione che sintetizza ciò che si è estratto dai dati;
  • l’interpretazione delle informazioni da parte di coloro che non hanno contribuito a produrle.

Naturalmente, man mano che si attraversano questi quattro livelli, possono nascere dei fraintendimenti dovuti proprio al fatto che l’esperienza e conoscenza è diversa tra le persone.

Minimizzare la distorsione informativa

Il punto di partenza sono i dati.

I dati sono un insieme di osservazioni o misurazioni. Se nulla cambia nel mondo, un’altra persona può eseguire la stessa misurazione o osservazione in un altro momento e raccogliere lo stesso insieme di dati.

I dati potrebbero non essere accurati o affidabili, ma si basano su fatti osservati. Il potenziale di errore si basa sul modo in cui sono state fatte le osservazioni o le misurazioni.

E’ quindi importante mantenersi ancorati ai dati. Documentare è una forma di fact checking molto utile per un responsabile di progetto.

Troppo spesso ci si abbandona a pareri, impressioni e valutazioni sommarie. Ritornare ai dati è utile e al tempo stesso una forma di radicamento nella realtà dei fatti.

L’interpretazione dei dati

Le informazioni sono dati organizzati. Forniscono risposte a domande di qualche tipo o risolvono un’incertezza.

Tuttavia, la trasformazione dei dati in informazioni non è automatica.

Richiede l’applicazione di una qualche forma di conoscenza. Qualcuno deve osservare i dati e notare schemi che indicano qualcosa di significativo o prendere decisioni su ciò che è importante in un particolare contesto.

Le informazioni sono dati raffinati in un contesto progettato per comunicare un messaggio al destinatario delle informazioni.

Il problema è che persone diverse con conoscenze e strutture di pensiero differenti interpretano lo stesso insieme di dati in modi diversi.

Quando un project manager sintetizza le informazioni di cui dispone in un formato codificato o scritto, queste diventano disponibili agli altri. Ma non c’è modo di sapere in anticipo come gli altri interpreteranno quelle informazioni, come le useranno o modificheranno.

I sistemi di gestione delle informazioni

La trasformazione dei dati in informazioni può richiedere diversi passaggi.

Nella Guida al Project management Body of Knowledge si sottolinea la differenza tra:

  • Dati sulla performance lavorativa (raccolti dalle persone durante lo svolgimento del prorpio lavoro)
  • Informazioni sulla performance lavorativa (basate sull’elaborazione dei dati da parte di persone esperte come ad esempio il project manager)
  • Rapporti sulle prestazioni (le informazioni di base, selezionate, compilate e inserite nel contesto per essere utilizzate dagli stakeholder del progetto).

Ad ogni passaggio attraverso questo flusso, un responsabile di progetto applica la sua conoscenza tacita ed esplicita alle informazioni che ha ricevuto per creare un’altra informazione pronta per essere utilizzata da altri.

Il problema con questo processo è asincrono e basato su singole transazioni. Questo è subottimale e potenzialmente pericoloso.

Tuttavia, il modello del sistema di gestione delle informazioni sopra riportato è molto comune e comprende sistemi globali, come Wikipedia, fino a semplici repository di conoscenze nei portali di un’organizzazione.

Per questo motivo è auspicabile che un’organizzazione che gestisce un numero elevato di progetti predisponga un sistema apposito di knowledge management per gestire le  informazioni prodotte dai progetti.

Dati, informazioni e rapporti sulle prestazioni