Gestire l’incertezza organizzativa
Il principale compito di un manager, oltre alla gestione delle attività ordinarie, consiste nel prendere decisioni.
E prendere decisioni consiste a sua volta nel raccogliere le informazioni e le idee prima di valutare le opzioni e gli impatti che le diverse alternative comportano.
Spesso ci si trova a dover decidere senza disporre di tutte le informazioni necessarie oppure occorre far fronte ad inefficienze interne ed alla necessità di doversi far carico dell’incertezza organizzativa tipica di contesti poco strutturati.
Ciò comporta anche il doversi assumere i rischi dovuti proprio all’incertezza in cui si è chiamati ad operare.
Per ridurre tali rischi e tentare di gestire l’incertezza organizzativa è necessario procedere con metodo e definire nel modo più oggettivo possibile:
- Cosa deve essere fatto. E’ importante descrivere accuratamente ciò che si desidera ottenere. E’ bene che il risultato sia ricondotto a qualcosa di osservabile e possibilmente anche di misurabile. Obiettivi troppo ampi devono essere ricondotti ad un insieme di obiettivi più piccoli, più specifici, più facilmente gestibili e misurabili. Se si tratta di avviare un progetto o un’iniziativa è bene utilizzare obiettivi SMART.
- Quali e quante sono le risorse disponibili. Nel caso di iniziative o decisioni complesse può essere opportuno valutare attraverso un business case se procedere o meno. Altrimenti è comunque necessario verificare le necessità di denaro, personale, mezzi e materiali da impiegare per ottenere i risultati sperati.
- Come deve essere fatto. Una volta definiti gli obiettivi e i prodotti che ci si aspetta di ottenere, nonché la disponibilità di risorse, è necessario predisporre un piano che dia sufficienti garanzie della possibilità di raggiungere quegli obiettivi e di vedere concretizzato il lavoro che si è deciso di svolgere. Ciò consiste sia nel predisporre una schedulazione coerente con le deadlines sia nel definire i flussi di cassa per evitare di trovarsi finanziariamente scoperti durante lo svolgimento del lavoro.
- Quali sono gli impedimenti che possono ostacolare il buon esito delle decisioni prese o delle iniziative avviate. Quando ci si trova a dover operare in contesti caratterizzati da un’elevata incertezza organizzativa, è necessario sempre valutare i rischi connessi alle decisioni ed iniziative che si intende intraprendere. Lo scopo è quello di individuare possibili strategie per contenere od eliminare tali rischi e, più in generale, non farsi trovare impreparati di fronte alle difficoltà. Per gestire l’incertezza organizzativa è necessario dotarsi da un lato di grande pazienza e dall’altro di diversi piani alternativi da mettere in campo in funzione dei possibili ostacoli che, conoscendo il contesto in cui si opera, può non essere difficile immaginare.
- Quali sono le metriche che è opportuno utilizzare per valutare il successo/insuccesso. Ogni attività pianificata è sempre soggetta ad un certo cono di incertezza. Per ridurre le imprecisioni iniziali nelle stime è necessario effettuare durante lo svolgimento del lavoro delle misurazioni che consentano di rendere le stime via via più precise e di sviluppare delle previsioni sui tempi e sui costi a finire. Tali misurazioni, se svolte in modo sistematico e ripetuto, consentono di identificare i problemi di costo e schedulazione prima che diventino criticità e di aiutare il team a focalizzarsi sul completamento delle proprie attività. A tal fine occorre individuare quali sono i parametri da tenere sotto controllo per verificare che i tempi, i costi e la qualità del lavoro siano in linea con le attese.
