Gestione della conoscenza nel project management

Un progetto costituisce sempre un’occasione per mettere alla prova le competenze del team, project manager compreso.

Costituisce anche un’occasione per creare nuove competenze attraverso la soluzione di problemi a volte complessi cui concorrono tutte le risorse coinvolte.

Nel contesto economico attuale la competitività di un’organizzazione dipende sempre di più dalle competenze e dal know-how che è in grado di trasferire nei propri prodotti o servizi.

E’ importante quindi che il patrimonio di conoscenze che si crea nel tempo non venga disperso e non sia semplicemente relegato “nella testa” delle persone che operano in una determinata organizzazione. Il rischio è di veder sparire queste competenze quando le persone, in particolare le persone migliori, vanno ad occupare nuovi ruoli o ad assolvere a nuovi incarichi, a volte cogliendo opportunità di lavoro all’esterno.

Pertanto è necessario tracciare decisioni e soluzioni intraprese da ogni progetto in modo da renderle disponibili per poterle riprendere insieme con le lesson learned in progetti futuri.

Ciò da un lato consentirà di migliorare la performance dei progetti in corso e di quelli successivi, e dall’altro di migliorare la capacità di proposta al mercato che potrà basarsi sulle esperienze che vengono sviluppate e documentate nel tempo.

In una organizzazione che opera per progetti (ad esempio una società di ingegneria) l’abitudine di conservare e catalogare tutta la documentazione prodotta in ciascun progetto è di grande aiuto per la pianificazione di progetti futuri ed anche come base per migliorare il lavoro del personale commerciale nel proporre ai clienti analoghe iniziative sulla base di un know-how consolidato e dimostrabile.

Una accurata gestione della conoscenza nel project management dovrebbe riguardare queste tre tipologie:

• Conoscenze organizzative. Includono conoscenze specifiche per le organizzazioni e gli ambienti nei quali i progetti vengono sviluppati.
• Conoscenze di project management. Che riguardano i metodi, le tecniche e gli strumenti utilizzati per condurre i progetti.
• Competenze tecniche. Sono quelle necessarie per costruire i prodotti (deliverable) attesi dai progetti.

Il sistema di knowledge management dovrà quindi consentire di gestire i seguenti flussi di informazioni:

• Da Progetto a Progetto. In modo da condividere le esperienze migliori per far crescere il know-how interno.
• Da Progetto a Business Unit. In modo da consentire ai ruoli commerciali di accedere ad informazioni utili per migliorare la capacità di proposta al mercato in modo da rendere evidente ai clienti ciò che si è in grado di fare ed il livello qualitativo raggiunto in commesse analoghe.
• Da Business Unit a Progetto. Per consentire ai team ed ai responsabili di progetto di meglio comprendere gli obiettivi di business e di innovazione presenti in ogni progetto.