Miglioramento continuo
Il miglioramento continuo come disciplina ha lo scopo di condividere all’interno di un’organizzazione le modalità per snellire i processi e migliorare l’efficienza interna attraverso l’adozione di prassi strutturate e ripetibili.
Ci possono essere molte motivazioni che spingono verso l’adozioni di questo tipo di approccio:
- Ridurre il tempo tra un’idea di business e la sua implementazione. Le idee di miglioramento possono venire da chiunque, in qualsiasi momento, da qualsiasi punto all’interno dell’organizzazione. Come risultato si desidera avere meccanismi organizzativi flessibili ed individuare e studiare quelle idee per poi attribuire alla persona o alle persone più adatte la loro implementazione.
- Aumentare le competenze e la condivisione delle conoscenze. Gli ambienti ad elevata capacità di collaborazione sono tipici delle organizzazioni agili e sono meravigliosi per condividere competenze e conoscenze all’interno di ogni gruppo di lavoro, ma i compagni di squadra non sono le uniche persone all’interno dell’organizzazione da cui si può imparare. Un obiettivo importante di un programma di miglioramento continuo è quello di motivare le persone a condividere le proprie competenze e conoscenze anche al di fuori del gruppo di lavoro di appartenenza attraverso forum di discussione on-line, presentazioni professionali, progetti interfunzionali e task forces.
- Condividere le lesson learned. Nel partecipare ad una iniziativa o progetto può capitare di incontrare problemi ed insuccessi; ma questo tipo di esperienze hanno un’elevata ricaduta formativa che può essere messa a disposizione dell’intera organizzazione per evitare il ripetersi di errori ed individuare nuove strategie risolutive.
- Definire nuovi cambiamenti radicali. Spesso nelle fasi di maturità di un business le organizzazioni si concentrano sull’introduzione di miglioramenti incrementali ai propri prodotti e/o servizi proprio quanto è necessario operare cambiamenti radicali. Avere un approccio sistematico al cambiamento aiuta ad anticipare i tempi ed i trade-off.
Il processo di miglioramento continuo
Nel seguito viene descritta l’articolazione del processo:
- Identificare i miglioramenti necessari. Ci sono diversi modi per individuare i colli di bottiglia da rimuovere e le azioni di miglioramento che si rendono necessarie. Uno di questi è la “Value Stream Map” che aiuta a differenziare tra attività generatrici di valore e attività che possono essere eliminate o trasferite all’esterno.
- Condividere le iniziative. Prima di definire una strategia di miglioramento è opportuno far analizzare i possibili interventi a gruppi di lavoro dotati delle necessarie competenze. Ciò consentirà di mettere a fuoco gli aspetti problematici e di far tesoro di errori passati.
- Definire un piano di azione. Il processo di miglioramento continuo deve essere organizzato in progetti con specifici target e milestones. E’ importante che siano assegnate le responsabilità attuative e di project management.
- Formare i team di supporto. E’ necessario che le persone che parteciperanno al processo vengano formate alle tecniche da applicare (Kaizen, DMAIC, Kanban ecc) e che vengano attivate “comunità di pratica” per condividere le informazioni ed apprendere gli uni dagli altri. Queste comunità potranno nel tempo evolvere in centri di eccellenza interni a supporto di progetti futuri.
- Chiarire i criteri di governance. E’ importante che i gruppi di lavoro coinvolti nel miglioramento continuo vengano informati tempestivamente delle modalità con cui verrà organizzato e strutturato il lavoro. E’ importante che il management sia fortemente coinvolto nel gestire il processo e nell’assicurare certezza organizzativa e supporto ai team. Ciò anche al fine di ridurre o eliminare i fattori psicologici e le resistenze che possono minare il buon esito del lavoro.
