Migliorare la produttività individuale
La ricerca di criteri per aumentare la produttività è fondamentale per il successo di un’impresa così come per ogni individuo.
In un contesto sociale così frenetico e occupato non è facile individuare modalità e strumenti per migliorare la produttività. Si rischia di confonderla con un puro incremento della quantità di lavoro e non come un modo per ottimizzare il rapporto tra risultati e risorse spese.
Per non farsi travolgere dalle pressioni quotidiane, che ci portano a fare scelte in modo non meditato, può quindi essere utile esaminare alcune semplici regole:
- Fermarsi a riflettere. Per migliorare la produttività è importante fare una distinzione tra “importanza” ed “urgenza” delle cose che facciamo. Non tutto ciò che è importante è anche urgente e viceversa. In definitiva occorre stabilire un ordine di priorità in tutto ciò che facciamo in modo da privilegiare ciò che è realmente importante per noi. Considerare tutto come urgente ed importante equivale a candidarsi a dosi massicce di stress ed a risultati modesti.
- Delegare. La capacità di delegare è una capacità essenziale per ogni imprenditore o manager di successo. E, purtroppo, va contro l’istinto naturale di molte persone, che tendono ad essere autosufficienti o accentratrici. Un altro ostacolo alla delega è spesso la convinzione che ci vorrà più tempo per insegnare a qualcun altro come fare il lavoro correttamente, piuttosto che farlo da soli. Ma, se ciò può essere vero nel breve periodo, sicuramente porta ad enormi vantaggi nel medio-lungo periodo, quando la risorsa ha acquisito competenza ed autonomia in grado di affrancarci da tali incombenze.
- Pianificare. Predisporre piani e to-do list consente di organizzare il proprio lavoro e quello altrui in modo da individuare i punti ed i momenti in cui effettuare controlli o introdurre modifiche. Avere una visione prospettica delle iniziative in cui si è coinvolti consente di assumerne il controllo. Soprattutto è importante comprendere gli impatti tra un’attività e l’altra e su come ritardi ed inefficienze si propagano amplificando il rischio di insuccesso.
- Eliminare. Per migliorare la produttività occorre intraprendere una battaglia quotidiana eliminando tutte le cause di inefficienza: sprechi e costi inutili, mail inutili, iscrizioni a liste di distribuzione inutili, documenti cartacei che possono più facilmente essere gestiti in formato elettronico scannerizzandoli.
- Agire. Solo una volta che ci siamo messi nella condizione di semplificare il nostro processo decisionale siamo in grado di agire. A volte un eccessivo sovraccarico di incombenze ci porta a dover rimuginare continuamente sul da farsi. La fase decisionale dura troppo tempo perché siamo preoccupati di sbagliare le nostre scelte. I fattori in gioco sono spesso molti e rimaniamo immobili nell’incapacità di individuare un criterio per venirne fuori. Diveniamo liberi di agire solo quando abbiamo recuperato la nostra capacità di riflettere, delegare, pianificare, eliminare.
