migliorare i processi aziendali
I processi sono semplicemente i passaggi (formali o informali) necessari per la realizzazione di un obiettivo aziendale, sia che si tratti di fornire un servizio, o di spedire i prodotti ai clienti, o di produrre un rendiconto finanziario o di assumere del personale.

Spesso processi che hanno funzionato bene quando l’organizzazione era ancora una piccola startup ed hanno contribuito al suo sviluppo diventano rapidamente obsoleti quando le dimensioni del business crescono.

Occorre quindi migliorare i processi aziendali per adattarli alle mutate esigenze in modo da massimizzare l’efficienza, ridurre gli sprechi e garantire entrate stabili.

L’ottimizzazione dei processi di business richiede l’applicazione di un insieme di tecniche e strategie per aumentare il livello di automazione, riducendo l’errore umano, rendendo le linee di comunicazione più chiare, e aiutando i responsabili a comprendere meglio il funzionamento delle varie procedure.

Si tratta in definitiva di esaminare come si fanno le cose e di identificare modi alternativi per operare in modo più veloce e meno costoso.

In questo possono essere di aiuto i numerosi software esistenti per l’ottimizzazione dei processi.

Identificare, ripensare, e automatizzare per migliorare i processi aziendali

Le prime fasi di automazione dei processi non necessariamente implicano l’utilizzo di software. Prima di apportare modifiche, è necessario identificare i processi, ripensare il modo in cui il lavoro viene svolto, e individuare le modalità con cui introdurre l’automazione. “Automatizzare” non significa necessariamente introdurre dei robot al posto degli individui, ma che alcune lavorazioni manuali vengono svolte, ove possibile, per via elettronica. Identificare i processi, i loro input ed output ed i passaggi di lavorazione richiede il coinvolgimento di chi svolge questi compiti. Ripensare un processo può richiedere di svolgere alcune sessioni di brainstorming con queste persone per individuare punti di forza e di debolezza di ciascuna attività. Come può un processo essere migliorato? Quali le cause di inefficienza? L’automazione deve consentire di ridurre i passaggi manuali ed i passaggi automatizzati devono essere collegati tra loro in un processo automatizzato completo.

Disegnare e modellare i processi

Il percorso per migliorare i processi aziendali può richiedere una serie di tentativi ed errori. La fase di progettazione e modellazione è dove vengono delineate le fasi in cui si articola un processo e come esse si integrano tra loro.
Occorre infine rappresentare il nuovo processo sotto forma di flusso di lavoro (workflow)
La creazione di un modello di riferimento è importante ma spesso esso fa riferimento ad un “mondo ideale” che deve essere sottoposto alla prova dei fatti. In alcuni casi possono generarsi conseguenze non volute. Si assume che ognuno faccia la sua parte in modo corretto. Ma tutto deve essere verificato, migliorato, modificato ed infine approvato prima che il nuovo modello possa essere considerato operativo.

Test e Simulazione

Per i motivi espressi in precedenza, è necessario testare e simulare i processi per verificare la presenza di conseguenze impreviste, anomalie nel processo, e colli di bottiglia. Si può essere tentati di saltare questa fase, ma in questo modo si crea il rischio di incorrere in un problema che investirebbe l’operatività dell’intera organizzazione. E’ quindi necessario prendersi un po’ di tempo per eseguire diversi casi di test in modo che i problemi possano essere corretti prima di impattare sull’operatività. A tal fine può essere opportuno dotarsi di un software di ottimizzazione dei processi di business che consenta di simulare le varie situazioni operative e di prevederne la risposta nelle varie casistiche utilizzate come test. Occorre infine ricordare che migliorare i processi aziendali è una attività continua che non prevede soste in modo da ricercare vantaggi competitivi rispetto alla concorrenza o almeno da adeguare le performance di un’organizzazione a quelle delle altre organizzazioni che operano nello stesso settore