Analisi dei flussi di lavoro

La tecnologia, i mercati e la clientela cambiano, e il monitoraggio dei processi è necessario per continuare a soddisfare le esigenze di un mercato competitivo.

Prima di tutto occorre svolgere l’analisi dei flussi di lavoro presenti in un’organizzazione, in modo da poterli valutare con precisione migliorando la comprensione di come i vari passaggi sono collegati gli uni agli altri.

Talvolta un singolo cambiamento in una parte di un processo può accelerare (o rallentare) altre parti del processo.

Questa indagine può richiedere del tempo ma produce una serie di benefici per il business aziendale che verranno approfonditi nel seguito.

Benefici dell’analisi dei flussi di lavoro

1. Aumenta l’efficienza complessiva. Analizzando ogni aspetto dei processi di lavoro è possibile individuare quali attività possono essere automatizzate, oppure quelle basate su supporti cartacei da trasformare in supporti elettronici. Utilizzando gli strumenti oggi disponibili per analizzare i workflow è possibile identificare le inefficienze. Il risultato è un’organizzazione che gestisce il lavoro in modo più agevole, spreca meno tempo e denaro, e produce risultati migliori.
2. Viene ottimizzato l’utilizzo dello spazio fisico. E’ possibile impiegare un modello di analisi dei flussi di lavoro per aiutare i facility manager nel gestire lo spazio fisico di un’organizzazione. Le stampanti sono situate troppo lontano dalle persone che le utilizzano? I server montati su rack possono essere sostituiti da micro-server per mantenere le dimensioni del data center sotto controllo? Gli strumenti di monitoraggio dei processi rendono più facile assegnare gli spazi negli uffici, individuando le principali attrezzature e aiutando a prendere decisioni su come implementare le modifiche quando, ad esempio, è necessario attuare soluzioni di smart work.
3. Migliora la customer satisfaction. Se è attuata correttamente, l’analisi dei flussi di lavoro può tradursi in una maggiore soddisfazione dei clienti. Ad esempio, può essere utilizzata per comprendere meglio le operazioni del contact center. Quando le decisioni circa l’adozione di una nuova tecnologia CRM sono prese in base ad un modello dei flussi, il risultato è una precisa consapevolezza di come agire per soddisfare meglio le esigenze del mercato. Quando la base di clienti percepisce che nulla è lasciato al caso e che c’è una continua attenzione per soddisfare le sue esigenze, aumentano le probabilità di fidelizzazione.
4. Migliora la compliance. Gli strumenti di analisi dei flussi di lavoro possono essere utilizzati per garantire che tutti i passaggi rispettino la normativa e le indicazioni dei revisori contabili. Ad esempio, il settore sanitario o quello dei servizi finanziari sono vincolati da numerose normative e obblighi di segnalazione. Costruendo i processi contabili in modo che vengano rispettati i requisiti di accountability e le responsabilità connesse, anche la creazione dei prospetti annuali ne risulta molto facilitata.
5. Migliora il morale dei dipendenti. A nessuno piace lavorare con procedure antiquate, inefficienti. Spesso le persone propongono o richiedono nuovi strumenti o modifiche ai processi di lavoro. Ma sono spesso inascoltate. L’analisi dei flussi di lavoro rassicura il management ed i lavoratori in prima linea che le cause delle inefficienze possono essere identificate insieme con le modifiche per porvi rimedio. Quando le persone comprendono che la propria area di responsabilità è monitorata per individuare possibili miglioramenti e diminuire il rischio di errori, aumenta il morale sul posto di lavoro.