Efficacia di un team
La creazione di un team efficace comporta sempre delle difficoltà se si pensa di relazionarsi alle persone in modo improvvisato e non consapevole. La maggior parte dei leader ha impiegato molto tempo per rendersene conto.
Spesso i team vengono allestiti in tempi brevi e ciò rende difficile gestirli in modo attento. In altri casi ci si trova a lavorare a distanza con team distribuiti sul territorio o addirittura in paesi diversi ed allora occorre ancora più attenzione.
L’efficacia di un team dipende da molti fattori: alcuni di essi sono contingenti e dipendono dalle condizioni in cui il gruppo si trova ad operare, altri sono invece strutturali e dipendono dal modo in cui il gruppo è gestito.
La maggior parte dei dirigenti aziendali possono concordare sul fatto che nell’impresa moderna il lavoro di squadra è importante per qualunque attività. Ma purtroppo spesso ci si ferma lì. I bisogni immediati dell’azienda prendono il sopravvento, e raramente c’è tempo sufficiente per una riflessione su come sviluppare l’efficacia di un team.
Mentre molte organizzazioni riescono a gestire bene gli aspetti tecnici del lavoro di squadra (fissando scadenze e sviluppando le competenze tecniche), spesso non riescono a fare altrettanto sul piano della creazione di uno spirito di gruppo e della spinta alla collaborazione.
Con un piccolo sforzo e lungimiranza, però, manager e team leader possono evitare alcuni dei problemi più comuni che affliggono i gruppi di lavoro.
Definire e comunicare i “perché” e non solo il “cosa” e il “come”
Quando un team viene assegnato ad un determinato progetto, ma non ha una chiara comprensione del motivo per cui è importante per l’azienda, è probabile che si limiti a lavorare lo stretto indispensabile. In questo modo è inutile aspettarsi risultati eccezionali o soluzioni veramente creative.
La maggior parte delle persone tende a non investire il massimo impegno nelle cose che appaiono poco importanti.
Per favorire l’efficacia di un team occorre assicurarsi che tutti capiscano l’importanza del lavoro da svolgere e come si inserisce negli obiettivi complessivi dell’azienda.
Occorre quindi prendersi un pò di tempo per rispondere alle domande, dare a tutti la possibilità di esprimere dubbi e perplessità. Spiegare perché è importante essere una squadra piuttosto che lavorare individualmente su componenti separate. E’ fondamentale che le persone concordino sul fatto che il lavoro viene svolto meglio se si avvale della collaborazione di tutti.
Modellare i comportamenti desiderati
Al fine di sviluppare la fiducia, la coesione e l’efficacia di un team, i leader devono costituire una fonte di esempio per quanto riguarda l’atteggiamento e le abitudini che vogliono dalle persone. Ciò include anche la condivisione di frustrazioni e la manifestazione di vulnerabilità. Invece, soprattutto quando i progetti sono scoraggianti e pieni di scadenze ravvicinate, i manager possono avere la tendenza ad essere eccessivamente autoritari.
In molti casi, soprattutto all’inizio, può essere opportuno condividere le incertezze e manifestare la disponibilità ad aiutare le persone a superare le difficoltà individuando soluzioni condivise e non imposte.
Qualunque comportamento si voglia incoraggiare, è importante farlo con l’esempio. Questo porterà alla creazione di fiducia reciproca. E’ importante mantenersi aperti e onesti su come si desidera che tutti lavorino, e assicurarsi che tali aspettative siano ragionevoli alla luce del compito da svolgere. Se si commette un errore, è bene ammetterlo tempestivamente e assumersi la piena responsabilità.
Essere diretti e spontanei nella comunicazione
Per aumentare l’efficacia di un team, un leader dovrebbe avere un atteggiamento “protettivo”.
Il management di un’organizzazione può richiedere aggiornamenti su come procedono le attività, ma è bene che i problemi e le questioni interpersonali vengano risolti all’interno del team. I dirigenti devono solo condividere i report con il vertice aziendale mantenendo le dinamiche di gruppo fuori da tutto questo. Altrimenti i membri del team perderanno la fiducia se ritengono che venga riferito tutto quello che succede.
Se si verificano problemi con alcuni membri del team, è compito del team leader riunirli per trovare insieme una soluzione.
E’ bene prepararsi in anticipo a queste discussioni in modo da non essere presi alla sprovvista o assumere atteggiamenti accusatori che producono inevitabilmente frustrazioni e diminuiscono l’efficacia di un team. E’ importante rimanere centrati sui fatti sottolineando ciò che abbiamo notato, essendo pronti ad ascoltare, e venendo armati di possibili soluzioni.
Inoltre, è bene:
- Precisare i comportamenti che ci si aspetta vengano modificati, evitando di dare giudizi sulle persone.
- Evitare di sovrapporre le proprie impressioni sulla situazione. E’ sempre possibile che ciò che è stato notato non corrispondesse alle intenzioni della persona cui vengono attribuiti determinati comportamenti.
Fare delle verifiche prima di ogni riunione
All’inizio di ogni riunione è bene dedicare un pò di tempo per verificare come le persone si sentono nel portare avanti il lavoro. Non si tratta di una sessione di terapia personale ma di un modo per fare il punto della situazione anche dal punto di vista del “clima” interno al gruppo. Ci sarà comunque tempo per intervenire anche successivamente alla riunione sugli aspetti più problematici emersi.
E’ importante e utile per l’efficacia di un team che le persone che soffrono anche momentaneamente lo stress e la pressione abbiano modo di scaricare la tensione e di condividere le proprie preoccupazioni.
Questo è il momento in cui si può parlare anche di questioni che non necessariamente hanno a che fare con il lavoro dando, ad esempio, a qualcuno la possibilità di condividere il motivo per cui non si sente nelle condizioni migliori.
Aiuta anche il leader del gruppo a vedere se qualcuno ha bisogno di un pò di sostegno e attenzione.
Riconoscere il merito e le prestazioni d’eccezione
Così come il team leader deve costituire un esempio, è bene che, ogni volta che un membro del team ottiene risultati degni di nota, il team leader crei le condizioni per celebrarne i risultati. Può avvenire durante una riunione, oppure organizzando una cena, oppure un party.
Tutti devono trarre esempio dal successo altrui per individuare nuove possibilità per fare meglio.
Inoltre è importante distinguere tra la prestazione individuale e quella di gruppo. Riconoscendo i risultati raggiunti dal team ed evidenziando come difficilmente sarebbe stato possibile raggiungerli senza il lavoro di squadra.
Offrire i giusti incentivi e ricompense per favorire l’efficacia di un team
Non si intende necessariamente solo un riconoscimento economico.
Ciò di cui c’è bisogno è un riconoscimento formale. Una presa d’atto aziendale del fatto che una persona ha realizzato una performance eccellente. Ha dato un contributo al raggiungimento di determinati obiettivi oppure ha migliorato il modo di lavorare suo o del team.
Questo può tradursi nell’opportunità di assumere nuovi incarichi, oppure di acquisire maggiore visibilità nell’organizzazione, oppure di svolgere compiti particolarmente sfidanti che richiedono l’acquisizione di nuove competenze.
Ciò dipende naturalmente anche dalla struttura motivazionale della persona. Non tutti sono motivati dagli stessi fattori e su questo occorre ragionare prima di stabilire il tipo di riconoscimento.
Trascorrere del tempo con le persone
L’efficacia di un team non è sempre sotto il diretto controllo del team leader, mentre le condizioni in cui essa si manifesta sono sempre sotto il suo controllo. Spetta a lui crearle ed alimentarle.
Invece, non c’è nulla di peggio di creare ed alimentare le distanze tra le persone. Ciò può accadere per affermare un ruolo di superiorità gerarchica oppure perché si ha timore di mostrare una vulnerabilità od una incompetenza.
Per conoscere gli altri dobbiamo avere l’umiltà di metterci sullo stesso piano e di mostrare una reale disponibilità ad essere di aiuto.
A volte il semplice pranzare insieme oppure trascorrere una giornata fuori dal contesto lavorativo consente di raccogliere una quantità enorme di informazioni utili per creare un clima migliore e favorire l’efficacia di un team.
Ciò aiuta anche a vedere il lavoro ed il rapporto con i propri collaboratori in una prospettiva diversa ed a volte i problemi si risolvono solo perché ci si percepisce emotivamente vicini e non solo impegnati nella lotta per la sopravvivenza.
