Strategie digitali per il knowledge management
La gestione della conoscenza non riesce a tenere il passo con l’attuale velocità di produzione di informazioni che non ha precedenti. Ciò rende difficile per le organizzazioni strutturare e distribuire in modo efficace al proprio interno il know-how necessario per contribuire al proprio sviluppo.
La conoscenza spesso si trova in silos di natura diversa oppure è sepolta in documenti unici e non resi facilmente accessibili. Questo fatto rende quasi impossibile individuare le informazioni, identificare chi è esperto di un determinato argomento oppure scoprire sinergie e collegamenti con fonti alternative di informazioni.
Gli strumenti di knowledge management tradizionali isolano le informazioni su queste “isole” senza connessioni tra loro.
Oggi le tecnologie digitali insieme con gli strumenti di collaborazione ed i social network aziendali permettono di creare nuove connessioni.
Investire nella prossima generazione di strumenti e strategie digitali per il knowledge management consente di andare un passo oltre connettendo le persone con le persone e queste alle fonti di conoscenza permettendo un maggior livello di collaborazione e di sinergia.
Il percorso inizia da alcune fasi di infrastrutturazione attraverso:
- La creazione di un “hub” informativo. Le persone devono sapere dove collegarsi per reperire le informazioni. Piuttosto che disperdere la propria base di conoscenza, un’organizzazione deve concentrare in un unico punto di accesso centrale e sincronizzato tutte le informazioni chiave.
- La catalogazione delle informazioni in modo da facilitarne l’accesso e organizzando strategicamente le conoscenze in aree tematiche e non relegandole all’interno di singoli documenti.
- L’incentivazione delle persone ad alimentare l'”hub” informativo in un gioco di squadra: quando le persone sono libere di contribuire ai contenuti, tutti possono beneficiare della crescita progressiva della base di conoscenza.
E’ inutile nascondersi che tutto ciò comporta delle difficoltà:
- Lo sforzo iniziale di raccogliere le informazioni chiave estraendole o rinvenendole all’interno dei documenti disponibili.
- La disponibilità non sempre elevata della struttura interna per svolgere un lavoro di inserimento di informazioni finalizzate ad alimentare il repository interno.
- Una volta che il repository viene alimentato, gli utenti devono connettere manualmente e creare collegamenti tra i contenuti creati e classificarli in modo appropriato per garantire una “navigazione” agevole tra gli argomenti.
- Una volta che un sistema di questo tipo è stato implementato c’è il rischio che il suo utilizzo sia marginale se le persone continuano ad operare secondo modelli tradizionali che prescindono dall’esistenza del sistema.
Le applicazioni basate su tecnologie sociali e la ricerca semantica possono aiutare le organizzazioni a superare queste difficoltà e toccare un livello più profondo di intelligenza nella gestione della conoscenza.
È difficile ottenere informazioni integrando sistemi di knowledge management tradizionali (es. wiki) il cui contenuto è quasi interamente non strutturato, l’utilizzo è limitato a ricerche per parole chiave e non si dispone di strumenti di collaborazione solidi.
Ciò richiede una notevole quantità di lavoro per alimentare il sistema e creare e mantenere allineati nel tempo i collegamenti. Anche se il fenomeno Wikipedia ha illustrato il potere in termini di produttività di accedere senza soluzione di continuità navigando da un argomento all’altro, l’estrazione di informazioni ed i sistemi di elaborazione del linguaggio naturale non sono abbastanza maturi per automatizzare il processo manuale di mantenimento di un wiki.
La necessità è quella di organizzare il disordine e arrivare a informazioni rilevanti. Per ottenere questo risultato è necessario costruire una piattaforma per connettere le persone ai contenuti; connettere le persone alle persone; e facilitare la creazione di contenuti utili. Questa innovazione deve combinare quattro caratteristiche fondamentali:
- Wiki. Migliora la gestione della conoscenza argomento-centrica e la creazione di contenuti collaborativi.
- Social. Include una gestione avanzata di profili utente, forum di discussione, spazi personali, feeds e strumenti di time management.
- Semantic. Include strumenti evoluti di ricerca, navigazione a vista, analisi temporale e un motore basato su regole di inferenza.
- Text mining. Include l’ingestione dei documenti, l’identificazione automatica dei collegamenti e cross-reference, la categorizzazione automatica delle pagine.
