Fattori che limitano la produttività sul posto di lavoro

Viviamo in un mondo in cui la velocità con cui svolgiamo i nostri compiti è diventata determinante spesso a scapito della riflessione e ponderazione. Ma il numero di distrazioni e di fonti di distrazione è in forte e costante aumento.

Dipende quindi da ciascuno di noi trovare il giusto equilibrio tra attività produttiva e tempo occupato dal gestire fattori esterni alla produzione.

Ciò che può fortemente ostacolare un sano equilibrio è l’atteggiamento compulsivo con cui molti tendono a farsi distrarre controllando continuamente la mail oppure il proprio profilo facebook o twitter o whatsapp ed in generale a giocare con le sempre crescenti funzionalità proposte da smartphone e tablet.

Recenti studi hanno dimostrato come la media delle persone trascorrono complessivamente da una a due ore al giorno con lo smartphone.

Naturalmente questo strumento è molto utile per svolgere alcuni compiti operativi quando si è fuori sede. Ma molte delle telefonate sono fatte o ricevute per trattare questioni personali che poi richiedono un ulteriore impegno quando la telefonata si è conclusa.

Sempre dagli stessi studi risulta che le stesse persone impiegano un’ora o due (che si aggiungono alle precedenti) per gestire i social network in cui sono presenti. I professionisti del marketing impiegano buona parte del loro tempo lavorativo in questi network per motivi professionali, mentre tutti gli altri lo fanno prevalentemente per gestire rapporti personali.

Molte persone lamentano inoltre l’impegno non sempre produttivo richiesto dal partecipare ad incontri e riunioni. La media di ore impiegate nei settori professionali per lo svolgimento di riunioni è di 5,6 ore settimanali. Spesso chi partecipa non viene informato per tempo delle finalità della riunione e non ha tempo quindi di prepararsi a dare un contributo. E’ quindi un errato modo di gestire le riunioni di lavoro a renderle improduttive e non la riunione in sé. A tutto questo si può quindi porre rimedio migliorando le proprie competenze nel gestire riunioni o parteciparvi.

Infine il fattore che limita maggiormente la produttività è la tendenza compulsiva a controllare continuamente la mailbox e rispondere alle mail.

Le analisi svolte ci dicono che in media vengono spese 13 ore a settimana per gestire le mail. Ora è chiaro che questo richiede una profonda revisione del modo di rapportarci con questo strumento che può essere di grande aiuto nel migliorare la produttività di una persona.

Ciò che non funziona è appunto l’interrompere spesso e sistematicamente l’attività produttiva per rispondere alle mail. Viceversa andrebbero individuate 1-2 finestre temporali giornaliere di non più di mezz’ora ciascuna (es. al mattino e/o alla sera) in cui occuparsi delle mail e per il resto dedicarsi alla produzione. Occorre imporre a sé stessi questo obiettivo per non essere fagocitati e gestiti da questi strumenti.

Alla base degli atteggiamenti compulsivi che possono portarci ad eccedere c’è l’incapacità di dire di no a sé stessi oppure ai propri collaboratori, capi, clienti. Questo incentiva le interferenze altrui nel nostro lavoro.

Le persone che non sono in grado di attribuire una priorità alle cose da fare e soprattutto non sanno distinguere tra ciò che è importante e ciò che è urgente si condannano allo stress ed all’insuccesso nel gestire il proprio lavoro in modo gratificante. Attribuiscono il proprio malessere agli altri e non al loro modo di gestire il rapporto con gli altri.

Anche in questo caso si possono apprendere delle tecniche per migliorare la propria produttività. Ma prima di tutto occorre comprendere che il multitasking non è il modo migliore di lavorare.