La regola 80/20

Nella letteratura sulle discipline manageriali si fa spesso riferimento agli studi di Vilfredo Pareto (1848-1923) sul marginalismo in economia. Si tratta di analisi empiriche che hanno fatto emergere quello che poi è passato alla storia come “Principio di Pareto” o “regola 80/20”.

In sostanza questo principio rileva come l’80% dei risultati dipenda dal 20% di cause.

Naturalmente si tratta di valori approssimativi ma ciò che importa è la portata di tale conclusione.

Gli esempi ed i campi di applicazione sono piuttosto vasti:

• l’80% del fatturato di un’azienda dipende da un 20% di clienti;
• l’80% dei costi dipende dal 20% delle attività svolte;
• il 20% dei venditori produce l’80% del volume complessivo di vendita;
• l’80% dei reclami proviene da un 20% di clienti;
• l’80% dei fermi di una linea di produzione dipende da un 20% di cause.

Numerose sono le applicazioni del principio di pareto nel project management.

L’elenco potrebbe essere lunghissimo, ma è importante soffermarsi sulle implicazioni della regola 80/20 e su come questa possa contribuire a migliorare la produttività di un individuo o di un organizzazione.

In sostanza l’analisi di Pareto ci dice che occorre concentrarsi su quel 20% di attività, di cause o di soggetti che contribuiscono nella misura dell’80% ai risultati. Viceversa, è estremamente improduttivo spendere molte energie su quell’80% di attività che contribuisce solo per il 20% dei risultati.

Un individuo ed un’organizzazione dovrebbero in tal senso concentrarsi su quello che sanno fare molto bene e che contribuisce a generare l’80% dei profitti. Il resto va fatto ma con un livello di attenzione e priorità più basso.

La regola 80/20 ci dice anche che, se non stiamo attenti, rischiamo di buttare via l’80% del nostro tempo in attività improduttive, che richiedono molta energia ma che producono pochi risultati.

Efficacia, efficienza e produttività dipendono in buona parte da questo principio.

Ci sono momenti in cui è fondamentale ricondursi all’essenziale ed attraverso la regola 80/20 riscoprire ciò che ha realmente valore.

Spesso la corsa frenetica imposta dagli impegni quotidiani porta a perdere di vista le priorità. Ci si trova invischiati in una serie di obblighi ed abitudini non sufficientemente analizzati.

Stress ed ansia derivano proprio dall’incapacità di individuare ciò che è realmente importante.

Lavorare 80/20 significa aver chiare le priorità. Sapere ciò che è importante ai fini del risultato complessivo. Si può essere imprenditori oppure manager oppure semplicemente dei dipendenti alle prese con le incombenze quotidiane; ma nessuno può permettersi di gettare via il proprio tempo e di conseguenza la propria vita in attività non produttive.

I principi di urgenza ed importanza si mischiano e si sovrappongono senza che dietro ci sia un’analisi puntuale.

La regola 80/20 deve riportare l’attenzione sui fattori che dobbiamo governare per assumere il controllo di ciò che facciamo.

Occorre assolutamente individuare quel 20% di attività che riteniamo prioritarie e concentrarci su queste svolgendole con attenzione, organizzandole e migliorandole nel tempo.

E’ anche bene evidenziare quell’80% che produce un contributo marginale. Spesso si tratta di lavori che occorre comunque svolgere, che ci vengono richiesti, che fanno parte del ruolo che ricopriamo. Ma è importante ricordare a noi stessi che possiamo farlo con un livello di priorità e di tensione emotiva più basso. Evitando che un perfezionismo eccessivo sottragga energie preziose.