Reingegnerizzazione dei processi nella Pubblica Amministrazione
La reingegnerizzazione dei processi nella pubblica amministrazione risulta spesso frenata da alcuni fattori storici e culturali.
Prima di tutto il fatto che l’organizzazione di base delle organizzazione pubbliche è strutturata per norme ed adempimenti non rende semplice ragionare per processi. Anche il termine procedimento amministrativo non aiuta a fare chiarezza in quanto si riferisce a semplici prassi operative trasversali mentre il termine processo riguarda l’insieme di attività pur trasversali ma finalizzate al raggiungimento di specifici obiettivi strategici.
Quindi un procedimento amministrativo si colloca ad un livello logico inferiore a quello di processo che serve invece per tenere sotto controllo la relazione tra attività svolte e risultati complessivi dell’organizzazione.
In una fase congiunturale come l’attuale in cui occorre individuare migliori criteri di gestione delle organizzazioni pubbliche, individuare e ingegnerizzare correttamente i processi risulta di fondamentale importanza. Naturalmente questo approccio richiede anche di intervenire a cascata sui singoli procedimenti amministrativi coinvolti nei vari processi gestionali.
Un ulteriore aspetto che rende difficile procedere all’individuazione e reingegnerizzazione dei processi nella pubblica amministrazione è costituito dalla tendenza a privilegiare la conformità alle norme e di conseguenza all’istituzionalizzazione di prassi che non sempre privilegiano l’efficacia e l’efficienza operativa. Ciò porta a non dedicare sufficiente attenzione all’utenza finale, preferendo a questa il rispetto di esigenze interne.
La presenza di vincoli normativi che possono non essere facilmente rimossi costituisce un elemento di differenza con le organizzazioni private da considerare prima di tentare di applicare uno strumento come il Business Process Reengineering che si concentra proprio sull’eliminazione dei colli di bottiglia gestionali.
Leggi, decreti e regolamenti vincolano l’azione delle amministrazioni, e non sono eliminabili senza interventi
legislativi o sui regolamenti, che sono nella maggior parte dei casi al di fuori della portata dell’amministrazione che intende perseguire la reingegnerizzazione dei processi.
D’altra parte, se è vero che per rimuovere un vincolo di legge è necessario l’intervento del Parlamento, è anche vero che per modificare regolamenti interni può essere sufficiente l’intervento del vertice amministrativo.
Questa fase storica può rappresentare un’occasione importante ed ineludibile per procedere ad una revisione e reingegnerizzazione dei processi nella pubblica amministrazione perché:
- esistono oggi condizioni irripetibili di riforma della P.A., che di fatto andranno a modificare un gran numero di tradizionali vincoli normativi, rendendo possibile e indispensabile l’introduzione di tecniche di Business Process Reengineering;
- esistono strumenti normativi che permettono di incidere sui vincoli normativi come le disposizioni in materia di semplificazione dei procedimenti amministrativi (L. 59/97, art. 20), che prevedono una proposta annuale redatta dal Governo e approvata dal Parlamento di un’insieme di procedimenti da sottoporre a semplificazione;
- esiste la possibilità di ottenere deroghe normative per sperimentazioni attraverso progetti pilota per la modernizzazione delle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’art. 2 commi 1-6 della L. 537/93 e dell’art. 16 della L. 59/97;
- buona parte dei vincoli normativi è dato da disposizioni interne o da regolamenti autonomi che le amministrazioni possono modificare nell’ambito della propria autonomia.
I vincoli normativi non sono quindi sempre immodificabili, ma per la reingegnerizzazione dei processi nella pubblica amministrazione è necessario saper guardare alle norme con una mentalità progettuale che obbliga ad una valutazione puntuale dell’adeguatezza delle attuali prassi per poi intervenire su di esse modificandole per eliminare o ridurre le principali cause di inefficienza.
