Tecniche di comunicazione in pubblico
Le tecniche di comunicazione in pubblico spesso si risolvono nella ricerca di un mix di spontaneità e controllo.
Peccato che i due obiettivi entrano in conflitto tra loro. Come si può essere al tempo stesso spontanei e controllati?
In realtà una possibilità c’è: occorre essere estremamente competenti su ciò di cui si intende parlare.
Mai come in questo caso vale quanto detto dal filosofo L. Wittgenstein il quale suggeriva che “Su ciò di cui non si è in grado di parlare, si deve tacere”.
Di conseguenza, nel seguito si farà riferimento a casistiche che danno per scontato che il soggetto che deve comunicare in pubblico sia competente sull’oggetto della comunicazione.
Infatti, una comunicazione per essere efficace deve comunicare all’uditorio affidabilità e competenza altrimenti la preponderante parte non verbale (espressione, tono della voce, posture) tradirà il nostro disagio che a sua volta si trasmetterà al pubblico con effetti controproducenti.
Ma anche persone molto preparate possono fallire in una comunicazione in pubblico. A volte proprio a causa della loro preparazione possono dare per scontate molte cose che il pubblico non conosce oppure ancora salire in cattedra o assumere atteggiamenti presuntuosi e arroganti.
Trasmettere competenza non significa farla pesare al pubblico. Significa invece mettersi a disposizione del pubblico per aiutarlo a saperne di più.
Qualunque buon formatore o comunicatore apprende con il tempo che il suo è un mestiere di servizio e non di manipolazione del pubblico. Si può ingannare qualcuno per un pò di tempo ma alla lunga i nodi vengono al pettine.
Ciò premesso, quali possono essere le tecniche di comunicazione in pubblico che risultano più efficaci?
Le strategie e le tecniche di comunicazione da mettere a punto debbono riguardare:
- la fase di preparazione di una comunicazione in pubblico;
- la fase di gestione della comunicazione;
- la fase di chiusura della comunicazione.
Strategie per la preparazione di una comunicazione
Prima di una comunicazione in pubblico è estremamente importante:
- Definire in modo accurato gli obiettivi della comunicazione. E’ necessario aver ben chiaro se si tratta di una comunicazione informativa, dimostrativa, commerciale oppure tecnica. Inoltre dobbiamo chiarire se ci ripromettiamo di ottenere un risultato già durante l’incontro oppure si tratta di una premessa per incontri successivi.
- Comprendere le caratteristiche del pubblico che avremo davanti. Conoscere il ruolo e la personalità delle persone che parteciperanno alla comunicazione è estremamente importante perché contenuti e stile di comunicazione dovranno tenere conto di tali elementi.
- Definire gli strumenti che verranno utilizzati. Si tratta di una comunicazione che avviene con una compresenza fisica di tutti i partecipanti oppure si tratta di una videoconferenza oppure solo di una conferenza telefonica? Che tecnologie avremo a disposizione a supporto della comunicazione: slides, sistemi di videoproiezione, web?
Una volta definiti i precedenti punti, occorre costruire una strategia comunicativa che ottimizzi le varie componenti:
- i criteri con cui verrà disposto l’uditorio se si tratta di una riunione in compresenza;
- la traccia con l’articolazione dei contenuti (con un’introduzione, un’argomentazione ed un riepilogo per facilitare la comprensione e la concentrazione dell’uditorio);
- il dettaglio dei contenuti e le note di supporto (evitando discorsi precotti e favorendo un’argomentazione “a braccio” in modo da risultare spontanei e coinvolgenti);
- la documentazione da lasciare ai partecipanti (in formato cartaceo oppure elettronico).
In questa fase è importante mettersi nei panni dell’uditorio e cercare di anticipare le possibili obiezioni presentando i vari argomenti come se costituissero risposte agli interrogativi dell’uditorio.
Infine ed una volta predisposti la traccia, i contenuti di dettaglio ed i supporti, è necessario:
- prepararsi, prepararsi, prepararsi (lasciando un minimo all’improvvisazione e solo per favorire il coinvolgimento dell’uditorio);
- allenarsi ad assumere sempre un atteggiamento positivo nei confronti delle persone (essere molto “morbidi” con le persone ci aiuterà a superare eventuali momenti di disagio)
Le tecniche di comunicazione in pubblico
Durante una comunicazione in pubblico è importante:
- Aprire la comunicazione presentando sé stessi, gli obiettivi della comunicazione ed a che titolo se ne parla.
- Mantenere costantemente un atteggiamento di disponibilità nei confronti dell’uditorio.
- Ringraziare sempre per le domande come occasione di approfondimento e chiarimento indipendentemente dall’atteggiamento di chi le pone.
- Trasmettere competenza ed affidabilità.
- Riformulare frequentemente ciò che viene detto dall’uditorio per verificare il livello di comprensione e mostrarsi accoglienti nei confronti delle persone e dei loro ragionamenti.
- Se l’uditorio interrompe la comunicazione, prendere nota dell’eventuale obiezione ma precisare che verrà risposto una volta completata l’argomentazione.
- Se l’argomento è complesso, presentare prima una visione d’insieme, poi procedere con i dettagli e poi riepilogare il tutto per recuperare anche coloro che si possono essere distratti.
- Dedicare sempre uno spazio di tempo al termine della comunicazione per domande e risposte.
Come chiudere una comunicazione in pubblico?
In fase di chiusura di una comunicazione in pubblico è importante tenere presente i seguenti punti:
- Ringraziare sempre l’uditorio per la partecipazione e disponibilità.
- Chiedere se ci sono aspetti su cui si desidera un ulteriore approfondimento.
- Distribuire la documentazione predisposta in fase di preparazione.
- Chiudere la comunicazione presentando ciò che si intende fare a seguito dell’incontro e richiedendo un feedback all’uditorio anche sotto forma di questionario da sottoporre al termine dell’incontro.
- Raccogliere le esigenze dell’uditorio (es. ulteriore documentazione, contatto successivo, bibliografie ecc).
- Salutare i partecipanti e prendere commiato (eventualmente intrattenendosi ancora con chi lo desiderasse).
