Software di project management

software di project managementL’industria del software di project management è oggi dominata da un piccolo gruppo di prodotti di alcuni players internazionali, come Microsoft e Oracle, ed alcune piccole imprese indipendenti, come Clarizen, Basecamp, Attask.

Questo settore ha mantenuto una crescita costante in termini di domanda che è destinata ad aumentare man mano che i produttori integrano soluzioni per risolvere i problemi organizzativi e di collaborazione all’interno dei gruppi di progetto che spesso operano a distanza come team virtuali.

Molti ancora ritengono che le soluzioni software di project management siano necessarie solo per gestire progetti ICT e del settore tecnologico.

Tuttavia, le tendenze recenti mostrano chiaramente come tutti i tipi di settori (tra cui istruzione, no-profit, edilizia e costruzioni, manufacturing) utilizzino sempre più queste applicazioni per affrontare la pianificazione, la gestione ed il controllo di progetti complessi.

Nonostante questo dato di fatto, molte aziende continuano a gestire i loro progetti utilizzando strumenti di vario tipo non integrati tra loro, come fogli di calcolo e calendari online, che non sono necessariamente orientati a gestire progetti complessi o di grandi dimensioni.

Può quindi essere utile approfondire obiettivi, tipologie e costi dei principali strumenti disponibili.

Obiettivi dei tools di gestione progetti

I migliori software di project management sono in grado di fornire una serie di funzionalità che permettono di seguire lo stato di avanzamento di un progetto, individuare i potenziali problemi prima che si verifichino, rispettare le scadenze, e favorire la collaborazione nei team di progetto.

Il contributo in termini di maggiore efficienza può portare da solo ad enormi risparmi sui costi e ad un aumento del ritorno sugli investimenti per le piccole e grandi aziende.

Ma molti responsabili di progetto, pur conoscendo alcune soluzioni software di project management, non sono consapevoli dei vantaggi ottenibili utilizzando tali strumenti, e quelli che se ne rendono conto non si impegnano per ottenere un sistema unico ed integrato.

Queste applicazioni possono fornire ai project manager e agli altri membri del team un unico punto di accesso alle informazioni e funzionalità chiave, tra cui la programmazione delle risorse, la gestione dei tempi e dei costi, l’assegnazione dei compiti, il controllo di qualità, la gestione delle modifiche, la documentazione.

Il principale obiettivo del software di project management è di aumentare l’efficienza, rendendo il ciclo di sviluppo di un progetto più trasparente per tutti i membri del team coinvolti.

Ogni membro di una squadra è portato a prestare attenzione prevalentemente ai compiti specifici su cui sta lavorando. Accedendo ad informazioni riguardanti l’intero progetto può rendersi conto di come il suo lavoro stia producendo un impatto sul lavoro del resto del team e di come eventuali ritardi si possano propagare all’intero progetto.

Attraverso la creazione di un flusso più trasparente di informazioni tra responsabili di progetto e membri del team, questi strumenti consentono di mantenere le persone allineate sia sui propri obiettivi che su quelli dell’intero progetto.

Tipologie di software di project management

corso microsoft project avanzatoAttualmente esistono soluzioni robuste ma di facile utilizzo che possono essere impiegate in qualsiasi settore.

Tuttavia, alcune aziende scelgono di acquistare soluzioni personalizzate che vengono commercializzate specificatamente per loro (ad esempio le imprese di costruzioni e le organizzazioni senza scopo di lucro).

Il software di project management si può differenziare in base ai diversi ambiti di applicazione:

In funzione delle esigenze di una determinata organizzazione è quindi necessario operare una selezione dei tools guidata da criteri oggettivi.

Una volta individuata la soluzione più opportuna è poi necessario definire un piano di diffusione all’interno dell’organizzazione.

Quando investire nel software per la gestione dei progetti

Le aziende che gestiscono più progetti contemporaneamente, così come quelle che hanno poche persone che lavorano su un singolo progetto, dovrebbero considerare seriamente la possibilità di investire in questi strumenti. Inoltre, ciò è assolutamente vitale per team costituiti da persone disperse tra più uffici le quali devono poter accedere ad un database centralizzato di informazioni aggiornate in tempo reale.

Anche se una volta era vero che solo le grandi imprese potevano prendere in considerazione un software di project management a causa dei costi elevati, ora esistono pacchetti che possono adattarsi alle disponibilità di qualsiasi azienda. In particolare, la loro adozione diviene necessaria quando:

  • I dipendenti lavorano frequentemente su più progetti contemporaneamente e possono anche appartenere a più gruppi distribuiti su più sedi.
  • Sempre più progetti vengono completati dopo le scadenze concordate.
  • I progetti vengono avviati troppo presto oppure vengono cancellati prima del completamento a causa di una scarsa pianificazione e di vincoli non rispettati.
  • La qualità dei prodotti realizzati dai progetti è in declino.
  • I profitti diminuiscono a causa degli insuccessi e della scarsa pianificazione.
  • I progetti vengono messi in attesa per periodi indefiniti di tempo per consentire ai responsabili di progetto di ridefinire il lavoro e ricercare nuovi finanziamenti.
  • Le stime sono spesso imprecise in assenza di adeguati software di project management.
  • Si presentano ostacoli cui si è impreparati.
  • Si verificano errori che potrebbero essere facilmente prevenuti con una costante attività di monitoraggio.
  • I membri del team hanno difficoltà a rintracciare le informazioni riguardanti obiettivi, compiti e scadenze loro assegnate.
  • I membri del team non hanno modo di visualizzare e comprendere lo stato di avanzamento del progetto.
  • Le risorse sono spesso sovra-assegnate, con conseguenti ritardi o estensioni di budget.
  • Le informazioni non circolano rapidamente e non sono aggiornate tempestivamente.
  • Le difficoltà di comunicazione stanno portando a ritardi e ad incomprensioni sul lavoro da svolgere.
  • I responsabili di progetto devono inviare e-mail, oppure telefonare, o incontrare i singoli membri del team quando è necessaria una relazione od una modifica al piano di progetto concordato.
  • Scadenze importanti vengono spesso mancate perché gli stakeholder non vengono informati per tempo.
  • I membri del team non hanno accesso ad una schedulazione di progetto centralizzata che definisce in dettaglio ogni passaggio all’interno della timeline del progetto.
  • Non esiste un repository centralizzato contenente documenti importanti che riguardano ciascuno dei progetti sviluppati.
  • Non esiste un supporto per il monitoraggio delle varianti in corso d’opera.
  • Non esiste un sistema per il reporting di progetto.

Costo del software di project management

I costi dei tools per la gestione dei progetti variano notevolmente e vanno da 0 (strumenti open-source) a poche centinata di euro e a diverse migliaia di euro nelle soluzioni più sofisticate.

Molte soluzioni presentano diverse strutture di prezzi articolate per numero di licenze o utilizzatori in modo da consentirne un utilizzo graduale. In altri casi a prezzi diversi corrispondono funzionalità diverse. E’ quindi possibile giungere a soluzioni personalizzate in termini di costi e funzionalità.

Nel determinare il costo di una soluzione, devono essere presi in considerazione diversi fattori come il costo del pacchetto, i costi di distribuzione (e di nuovo hardware), i costi di formazione all’utilizzo del software di project management, i costi di installazione, di assistenza e manutenzione.

Per la maggior parte delle piccole imprese, le soluzioni cloud-based offrono il massimo livello di accessibilità a causa dell’eliminazione dei costi di manutenzione e ai piani tariffari mensili personalizzabili in base alle esigenze.

Queste soluzioni tipicamente comprendono un canone mensile basato sul numero di utenti autorizzati ed un insieme selezionato di funzionalità.

Molti pacchetti che possono comprendere tutto, dalla pianificazione, alla gestione dei rischi, al supporto per la collaborazione all’interno del team, partono da un minimo di 10 euro al mese per un singolo utente o 90 euro al mese per un numero illimitato di utenti.

Sul lato superiore dell’offerta di mercato, alcune tra le più robuste soluzioni software di project management (che offrono un numero illimitato di utenti, grande spazio di archiviazione, reportistica avanzata, supporto tecnico, e la possibilità di aggiungere applicazioni personalizzate) possono variare da 150 euro mensili fino a ben più di 700 euro al mese.

Le aziende con maggiori disponibilità e con strutture IT interne esperte nell’installazione, manutenzione ed assistenza agli utenti possono prendere in considerazione i sistemi self-hosted, oltre alle applicazioni basate su cloud. Le soluzioni self-hosted in genere comportano un costo una tantum che si basa sul numero di utenti autorizzati e sul pacchetto di funzionalità prescelte. Tuttavia, il costo finale può includere anche i costi di manutenzione hardware e ed altri costi aggiuntivi, come quelli per gli aggiornamenti del software di project management e le ore di assistenza da parte del fornitore. In questi casi il costo per utente potrà oscillare tra 300 euro e 700 euro, mentre un pacchetto con molte licenze consente di abbattere il costo per utente.

I pacchetti che contengono una suite completa di funzionalità, nonché la possibilità di avere un numero illimitato di utenti e progetti in esecuzione possono arrivare ad un costo di diverse migliaia di euro ed in alcuni casi centinaia di migliaia di euro. Per questi motivi tali soluzioni si giustificano solo all’interno di grandi organizzazioni.

Anche se il costo di una soluzione è comunque un fattore determinante nel processo decisionale, non dovrebbe essere il fattore trainante per la scelta di un pacchetto. Molte aziende finiscono per scoprire troppo tardi che la soluzione scelta non migliora la loro efficienza e la qualità del loro lavoro.

Allo stesso modo, un determinato pacchetto non deve essere acquistato solo perché è l’unico presente sul mercato con determinate caratteristiche. Ogni soluzione deve essere valutata nel lungo periodo in base ai possibili utilizzi ed all’evoluzione delle funzionalità nel tempo.