Importanza del benchmarking nei progetti

benchmarking nei progettiPer benchmarking si intende il confronto sistematico delle modalità con cui un’organizzazione gestisce i propri processi e progetti con le best practices del settore.

Oggi più che mai, il top management di ogni organizzazione desidera conoscere il valore prodotto dalle proprie attività e iniziative.

In un mondo sempre più globalizzato e competitivo, i dirigenti sono dolorosamente consapevoli che stare fermi è un modo sicuro per perdere i propri vantaggi competitivi.

Per mantenere il posizionamento di mercato è necessario realizzare programmi di miglioramento continuo per migliorare la qualità e la redditività.

Ad esempio, attraverso un confronto organico dei progetti con quanto di meglio viene fatto all’esterno di un’organizzazione è possibile valutare oggettivamente le prestazioni in termini finanziari e di customer satisfaction.

Esistono due diversi tipi di benchmarking formale, quello delle prestazioni e quello delle best practices.

Il benchmarking delle prestazioni è un confronto tra i livelli di prestazioni delle organizzazioni nello svolgere determinate operazioni. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per definire obiettivi prestazionali e identificare le aree di miglioramento. Ciò può comportare il confronto di misure finanziarie quali “costo del lavoro” o “rispetto del budget” o misure non finanziarie come “impatto ambientale” o “soddisfazione del cliente”.

Il benchmarking delle best practices è quello in cui le organizzazioni guardano da vicino alle aziende del proprio settore che sono state identificate come ad alte performance.

Questo tipo di confronti costituisce la parte fondamentale di una gestione efficace di un portafoglio progetti in quanto consente di:

  • analizzare le prestazioni di progetto rispetto ai concorrenti;
  • determinare se le prestazioni migliorano nel tempo;
  • misurare l’impatto di specifici interventi, come ad esempio la formazione del personale e dei project manager, sulle prestazioni del team di progetto.

Il successo di questo tipo di analisi, sia che venga utilizzato per migliorare la gestione di un progetto o i livelli di prestazioni del team di progetto, si basa sulla selezione delle metriche giuste.

Importanza delle metriche di benchmarking

Le misurazioni e il monitoraggio di aree specifiche delle prestazioni del progetto vengono eseguite utilizzando determinate metriche.

In questo modo è possibile mostrare se sono stati apportati miglioramenti o se vengono raggiunti obiettivi prestazionali. Queste misure possono essere soggettive, come la “soddisfazione del cliente” o empiriche. Oltre a misurare se sono stati apportati i miglioramenti necessari, queste metriche registrano anche i cali di prestazioni, suggerendo ulteriori azioni da intraprendere.

Esempi di metriche di benchmarking comunemente utilizzate nella gestione dei progetti includono:

  • Affidabilità del budget di progetto
  • Soddisfazione del cliente
  • Grado di rischio
  • Soddisfazione del personale
  • Numero di modifiche apportate all’ambito di progetto
  • Numero di progetti completati
  • Costo del progetto
  • Qualità del progetto
  • Ritorno sull’investimento
  • Rispetto dei tempi
  • Time-to-market

Mentre le metriche svolgono una parte estremamente importante nel misurare la performance di un progetto, senza un punto di riferimento per il confronto, esse non hanno alcun significato reale. Il processo di comparazione di queste metriche con quanto realizzato dalle aziende del proprio settore di appartenenza costituisce appunto l’essenza del benchmarking.

È anche importante notare che nessuna singola serie di metriche può andar bene per tutte le organizzazioni. Ogni organizzazione deve identificare gli indicatori di performance che misurano il valore dei propri progetti da utilizzare per effettuare i confronti.