Come un PM migliora il business

come pm migliora businessL’obiettivo di ogni azienda è una crescita costante e sostenibile.

Ciò significa che lo sviluppo del business procede senza ostacoli mantenendo una buona reputazione. Ma un tale obiettivo può essere raggiunto passando attraverso molteplici sfide e ostacoli.

Quando un’organizzazione riesce a superare le sfide ed a creare un modello di business sostenibile, un project manager diventa una posizione importante sia per il mantenimento del posizionamento di mercato che per lo sviluppo del business.

Un PM è importante per gestire il delivery al mercato di beni, servizi, soluzioni e al tempo stesso gestire i rischi e le criticità presenti nei diversi progetti.

Ma è anche utile per migliorare i processi interni attraverso iniziative volte a migliorarne l’efficienza e a costruire nuove infrastrutture o piattaforme tecnologiche.

Nel seguito verranno inoltre esplorate le aree in cui un PM migliora il business e l’organizzazione di cui fa parte.

Riduzione dei tempi di risposta

In particolare per le piccole imprese, avere un project manager crea un collegamento diretto ed unico tra i clienti e le persone ed i settori dell’organizzazione coinvolti nei progetti e può eliminare lunghi tempi di risposta. Quando i clienti sentono di avere persone dedicate ad ascoltare le proprie necessità, si sentono più fiduciosi e soddisfatti del servizio di project management che viene loro fornito.

Il project manager trasmette gli obiettivi e le prestazioni del lavoro svolto e da svolgere sia ai clienti che al proprio management in un rapporto regolarmente pianificato fatto di reporting e di stati di avanzamento lavori che aiutano ad anticipare e risolvere i problemi che si generano durante il ciclo di vita di un progetto.

Assegnazione e Gestione delle priorità

Poiché i project manager sono in costante contatto con i clienti, sono consapevoli delle loro preoccupazioni ed esigenze.

Spesso sono il primo punto di contatto quando le esigenze cambiano o qualcosa deve essere modificato. Poiché i project manager sono incaricati di tracciare e organizzare la priorità delle attività e delle scadenze, eliminano un fattore di stress per il personale operativo che può così concentrarsi sulle attività assegnate. E questo costituisce un fattore di rassicurazione per tutti.

Un ponte tra le funzioni aziendali

La comunicazione interna è importante quanto la comunicazione esterna. Il lavoro di un project manager è costituito per il 90% di comunicazione con i clienti e con tutte le funzioni interne alla propria organizzazione coinvolte nei progetti.

Questo fatto consente di fornire a tutti i soggetti coinvolti le informazioni e i feedback necessari in modo da accelerare il processo decisionale. A tal fine un project manager deve avere una solida conoscenza del lavoro svolto da ciascun dipartimento e conoscere i miglioramenti che possono essere adottati per rendere più efficiente un progetto.

Miglioramento dei processi

Ogni project manager deve mantenere l’equilibrio tra le esigenze di un progetto e il quadro organizzativo interno.

In particolare deve mantenere l’equilibrio tra tempi, costi, risorse, qualità e obiettivi di un progetto.

Per questo motivo, i project manager possono essere incaricati di ridurre i “colli di bottiglia” che ostacolano lo svolgimento di un progetto e favorire in questo modo le azioni che producono valore.

L’ottimizzazione dei processi aziendali rende più fluido il flusso di lavoro non solo per un determinato progetto ma anche per lo svolgimento delle attività di routine.

Cura della comunicazione

Un project manager ha il compito di assicurarsi che il personale coinvolto in un progetto rispetti le scadenze ed operi secondo le giuste priorità.

Per fare ciò, occorre tenere aperte le linee di comunicazione con tutti i membri di un progetto assicurandosi di fornire informazioni e messaggi chiari per orientare il loro lavoro.

Inoltre occorre fornire supporto in situazioni problematiche, proponendo la formazione di risorse inesperte quando necessario, o semplicemente ascoltando le idee e le soluzioni proposte dal team.

Le scadenze non dovrebbero essere trascurate, ma la cosa più importante è che un’organizzazione sia in grado di supportare il personale soprattutto nei momenti critici.

Quando un’azienda cresce, le aspettative e le responsabilità di tutti all’interno crescono insieme ad essa.

In molti casi, la ricerca dell’efficienza diventa la principale preoccupazione e questo fatto può creare ostacoli alla comunicazione. Un project manager può ridurre i fattori di stress organizzativi facendosi carico di gestirli per il team di progetto.