Analisi dei requisiti di progetto

analisi dei requisiti di progettoLa raccolta e analisi dei requisiti è uno dei processi di pianificazione ed è finalizzato all’acquisizione di tutte le informazioni necessarie a configurare i deliverables di progetto e le modalità della loro produzione.

E’ un’attività che vede coinvolti il Project Manager, il Team di progetto e gli stakeholders del progetto stesso.

Gli stakeholders vengono individuati in fase di avvio del progetto con le modalità descritte nella sezione di questo sito sulla gestione degli stakeholders.

Una volta individuati, è possibile procedere alla raccolta delle informazioni sui requisiti di progetto attraverso varie modalità:

  • interviste one-to-one;
  • focus group;
  • organizzazione di workshop;
  • indagini e survey;
  • osservazione diretta.

Interviste one-to-one

Si tratta di incontri faccia-a-faccia con ciascun stakeholder per raccogliere le aspettative e i requisiti funzionali di ciò che dovrà essere realizzato dal progetto dal punto di vista di ciascun stakeholder.
Si tratta di incontri informali in cui ogni stakeholder deve sentirsi libero di esprimere ogni valutazione senza correre il rischio di sentirsi esposto e vulnerabile al giudizio altrui.

E’ importante che vengano raccolte indicazioni rilevanti per gli obiettivi del progetto e che le questioni di contorno non costituiscano l’oggetto di tali incontri. E’ quindi opportuno che l’intervista sia preceduta dalla precsiazione degli obiettivi del progetto e dell’incontro stesso.

L’intervista può essere strutturata sulla base di check list o di un questionario preparati preventivamente. In questo caso è opportuno che la checklist sia inviata all’intervistato prima dell’incontro in modo che possa raccogliere le idee e predisporre le informazioni necessarie.

Focus group

Questa modalità prevede un incontro con un gruppo di stakeholder che sono invitati a partecipare per confrontare idee e selezionare le opzioni migliori. Dato l’elevato livello di interattività di queste situazioni, è opportuno che il gruppo sia composto da un minimo di 6 ad un massimo di 12 persone.

In questa situazione i partecipanti sono stimolati tutti a portare un contributo e quindi sono maggiormente sotto pressione rispetto all’intervista in quanto possono scattare timori reciproci. E’ compito del Project Manager coinvolgere tutti e strutturare l’incontro in modo informale utilizzando la tecnica del brainstorming.

E’ importante che le persone non inseguano idee preconcette e che ci sia apertura a valutare opzioni diverse senza che questo produca conflitti interpersonali.

Workshop

Il workshop è un incontro di lavoro cui partecipa il team di progetto, il Project Manager e gli stakeholders del progetto. Rispetto al focus group ha la particolarità di non essere finalizzato alla sola raccolta delle informazioni, ma include anche una fase di individuazione di soluzioni.

Questo fatto porta ad un maggior coinvolgimento degli stakeholders in quanto risulta meno asettico del focus group e si entra maggiormente sulle questioni di dettaglio.

Il rischio è che risulti dispersivo; per cui sarebbe opportuno farlo precedere da un focus group finalizzato alla raccolta delle informazioni per poi dedicare il workshop all’analisi dei requisiti e all’individuazione delle soluzioni.

Indagini

In questo caso la raccolta avviene sulla base di questionari inviati agli stakeholders perchè rispondano autonomamente, salvo, una volta raccolte le risposte, procedere con un workshop per l’analisi di quanto emerso dall’indagine. In tal senso, è opportuno comunicare a ciascun stakeholder un tempo limite entro il quale far pervenire le risposte.

Laddove necessario e nei casi di progetti particolarmente innovativi, può essere opportuno inviare il questionario anche ad un panel di esperti (anche interni all’azienda), in modo da raccogliere pareri anche da parte di chi ha avuto esperienze similari in passato.

Questo può essere fatto con il metodo Delphi in modo da non subire troppo il condizionamento di opinion makers.

Questa modalità di raccolta è particolarmente utile quando è possibile formulare quesiti a risposta chiusa. Nei casi di risposte aperte è preferibile utilizzare il focus group oppure un workshop.

Osservazione diretta

Questa modalità implica un sopralluogo in situazioni in cui è possibile prendere visione diretta o sperimentare gli utilizzi di quanto richiesto.

Ciò è particolarmente utile quando un progetto deve correggere alcune anomalie di prodotti o processi oppure quando uno stakeholder ha difficoltà a rappresentare ciò che vuole ma può mostrare ciò che non vuole. E’ anche utile quando le informazioni da raccogliere riguardano tempi e metodi di lavoro. In questo caso è importante che le persone osservate non siano a conoscenza della rilevazione.